Een bestandsshare voor teams maken

Slaat uw team regelmatig documenten op in één gecentraliseerde opslagplaats? Zo ja, dan kunt u dat doen met Google Drive. Een domeinbeheerder kan de initiële installatie uitvoeren of hiervoor een teamleider of beheerder aanstellen, afhankelijk van de rechten en de toegang tot services die zijn ingesteld door de beheerder. In ons voorbeeld nemen we aan dat de beheerder de initiële installatie uitvoert en de de verantwoordelijkheid voor het beheer aan het team geeft.

Hieronder ziet u hoe een bestandsshare voor teams werkt, hoe u deze moet instellen en hoe u deze bij uw team introduceert.

Bestandsshare voor teams: hoe het werkt

Neem het marketingteam van Solarmora, een fictief bedrijf dat gebruikmaakt van een netwerkdirectory op een bestandsserver die verwijst naar een harde schijf op de computer van een gebruiker. Of denk aan een geval waarbij teamleden bestandsshares hebben gemaakt met behulp van een webgestuurd consumentenproduct, zoals Dropbox. In beide scenario's is het hoofddoel de gebruikers naar Google Drive te laten overschakelen, maar zonder gebruik te maken van migratiehulpmiddelen of -services voor het verplaatsen van bestaande documenten naar de bestandsshare voor teams van Google Drive.

  1. Het marketingteam heeft een map in Google Drive waarvan de eigenaar een rolaccount (niet-menselijke gebruiker) is met de naam marketingbestanden@solarmora.com, en waar extra opslagruimte aanwezig is. Alle leden van het marketingteam hebben bewerkrechten voor die map.
  2. Sally, een teamlid, heeft een aantal afbeeldingen van hoge resolutie die met de rest van het team moeten worden gedeeld.
  3. Sally uploadt de bestanden naar Google Drive via het dialoogvenster Google Drive Upload. Hierdoor wordt ze eigenaar van die bestanden en gebruikt ze haar eigen opslagquotum (30 GB, de standaardhoeveelheid).
    Klik op de rode uploadknop in Google Drive op internet voor toegang tot het dialoogvenster 'Uploaden': 
  4. Als Sally gebruik wil maken van de opslagruimte voor het rolaccount en de bestanden voor de rest van het team beschikbaar wil maken, moet ze het eigendom van de bestanden overdragen naar het rolaccount en dit naar de map Marketing verplaatsen.
  5. Hiertoe deelt Sally de afbeeldingen eerst als editor (met rechten voor bewerken) met het rolaccount.  
  6. Vervolgens gaat ze terug naar het dialoogvenster voor delen en maakt ze het rolaccount eigenaar van
    de bestanden. 
  7. Daarna verplaatst Sally de bestanden naar de gedeelde map Marketing, zodat haar team er ook toegang toe heeft.

Klinkt dat als iets wat uw team kan gebruiken? Zo ja, dan kunt u het als volgt instellen...

Opmerking Het is ook mogelijk om Google Apps Unlimited te gebruiken waarin onbeperkte opslag is opgenomen voor alle gebruikers. In die gevallen kunt u stap 4 tot 6 overslaan.

Bestandsshare voor teams: instellen

Als u een bestandsshare voor teams wilt instellen, maakt u een Google Apps-account met een generieke naam, zoals marketingbestanden@solarmora.com. Een dergelijke niet-menselijke gebruiker wordt 'rolaccount' genoemd. De Google Drive-map ervan wordt gebruikt om bestanden en documenten te bewaren die het marketingteam nodig heeft.

Het rolaccount maken en configureren 

    1. Meld u als domeinbeheerder aan bij het configuratiescherm van Google Apps.
    2. Klik op Bedrijfsnaam en gebruikers en klik op de knop Een nieuwe gebruiker maken.
    3. Voer in het dialoogvenster voor nieuwe gebruikers een voornaam en achternaam in voor het rolaccount. Deze namen komen dankzij automatisch aanvullen naar boven, dus het is handig een logische naam voor het marketingteam te gebruiken (bijvoorbeeld Marketing als voornaam en Bestanden als achternaam).
    4. Voer een logisch e-mailadres voor de groep in (bijvoorbeeld marketingbestanden@solarmora.com).
    5. Klik op Wachtwoord instellen en voer een wachtwoord in. U moet zich bij dit account aanmelden om de map te maken. Bewaar het wachtwoord dus op een veilige plaats.
    6. Klik op Een nieuwe gebruiker maken wanneer u klaar bent.

De map Marketing maken en delen

    1. Ga naar drive.google.com.
    2. Meld u aan als het rolaccount. Sluit eventueel verschijnende welkomstberichten.
    3. Klik op Maken en selecteer Map in de vervolgkeuzelijst.
    4. Voer de naam van de nieuwe map in en klik op Maken. Kies een naam die uw team makkelijk kan thuisbrengen (bijvoorbeeld Marketingbestanden).
    5. Onder Mijn schijf in het linker navigatievenster klikt u met de rechtermuisknop op de nieuwe map en selecteert u de optie Delen... .
    6. Voeg de leden van het marketingteam toe aan het vak Instellingen voor delen voor de map en maak iedereen editor.
    7. Helemaal onder aan het vak Instellingen voor delen staat Editors mogen personen toevoegen en rechten wijzigen. Klik op de link Wijzigen ernaast.
    8. Selecteer Alleen de eigenaar mag de rechten wijzigen. Dit zorgt ervoor dat alleen bepaalde teamleden toegang tot de map hebben.
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0