In deze instructie leggen we uit hoe je aan de slag kunt met Collaboration 7. We richten ons op de meest gebruikte functies, zodat je snel op weg bent. Niet alle mogelijkheden komen aan bod. Wil je meer uitleg, neem dan gerust contact met ons op. In deze instructie behandelen we de volgende onderwerpen:
- Uitnodiging ontvangen om in te loggen via Collaboration 7 per mail
- Je status wijzigen naar online, afwezig of bezet
- Meldingen en notificaties instellen
- Oproepen doorschakelen
- Een ringtoon instellen
- Audio en video instellen
- Downloaden desktopapplicatie Collaboration 7
- Inloggen op een belgroep en je status aanpassen
- Het actieve apparaat voor gesprekken kiezen
- Een oproep starten via het toetsenblok (dialpad)
- Beschikbare opties tijdens een gesprek
- Een oproep doorverbinden, met of zonder aankondiging
- Directe transcriptie en verslag per e-mail
Uitnodiging om in te loggen bij Collaboration 7 via e-mail
Je ontvangt binnenkort een uitnodiging per e-mail. Klik op de link in de mail en log in met:
• je Google- of Microsoftaccount (SSO), of
• je e-mailadres en wachtwoord.
Hiermee word je automatisch verbonden met de juiste Wildix PBX (telefooncentrale).
Voorbeeld van de uitnodigingsmail:
Loginvenster met drie mogelijkheden: via Google, Microsoft of alleen mailadres:
Met een e-mailuitnodiging word je automatisch gekoppeld aan de juiste omgeving in Wildix. Is dit niet het geval, dan kun je dit hieronder controleren:
Klik in Collaboration 7 linksboven op je profielfoto of logo om de Instellingen te openen.
Ga onder Instellingen naar Verbinden met Wildix PBX. Staat hier niets ingevuld, voeg dan het domein toe. Wanneer je niet weet wat de domeinnaam is, neem dan contact met ons op via help@pluscloud.nl
Je status aanpassen: online, afwezig of bezet
Zo pas je je online status aan:
Klik linksboven in het scherm op je profielfoto of logo om de Instellingen te openen. Hier kun je je status wijzigen naar Beschikbaar, Afwezig of Bezet.
De taalweergave hangt af van de instellingen in de pbx (telefooncentrale). Wil je de taal aanpassen? Neem dan contact op met de systeembeheerder of rechtstreeks met Pluscloud.
Meldingen en/of notificaties instellen
Je kunt meldingen instellen voor zowel persoonlijke als groepsgesprekken. Het is handig om ze allemaal aan te zetten. Wil je een specifiek gesprek dempen, dan kun je dit regelen via de instellingen van dat gesprek.
Klik links bovenin het scherm op je profielfoto of logo om de Instellingen te openen. De optie AI transcripties zie je alleen als de systeembeheerder dit vooraf heeft ingesteld.
Doorschakelen van oproepen
Klik linksboven in het scherm op je profielfoto of logo om de Instellingen te openen en ga naar Gesprekken.
Het onderstaande voorbeeld laat zien hoe je de status en bereikbaarheid instelt bij interne gesprekken. Voor externe gesprekken volg je dezelfde stappen. Ben je onderdeel van een belgroep, dan gelden de instellingen op belgroepsniveau voor extern belverkeer. Wil je de bereikbaarheid voor een belgroep instellen, ga dan naar Inkomende service.
Voor gesprekken die alleen intern worden gevoerd:
Geef de status aan: Standaard, Afwezig of Bezet
Ringtoon instellen
Klik linksboven in het scherm op je profielfoto of logo om de instellingen te openen. Ga daarna naar Gesprekken. Hier kun je voor elke status een ander meldingsgeluid kiezen, of het geluid uitzetten wanneer je bezet bent.
Kies de ringtoon:
Audio en video instellen
Klik linksboven in het scherm op je profielfoto of logo om de instellingen te openen.
Ga daarna naar Audio en Video. In dit menu kun je het gewenste apparaat selecteren en testen voor luidsprekers, beltoon, microfoon en video.
Doe een test voor het geluid over de luidsprekers (headset), overgaan (rinkelen), en microfoon van de headset.
Wanneer je onderstaande melding krijgt: Microfoon uitgeschakeld. Klik in het venster (1) van de Chrome browser en geef toegang tot de microfoon (2)
Downloaden desktopapplicatie Collaboration 7
Wil je gebruikmaken van een desktopversie van Collaboration 7 volg dan hiervoor de onderstaande stappen. Met de desktopversie hoef je niet in te loggen in de browser en werkt Col 7 op de achtergrond van je systeem.
Klik op je profielfoto (1) en ga naar Applicaties (2)
Om de desktopversie te installeren, klik je op de knop ‘Desktop app downloaden’.
Het bestand wordt dan op je computer opgeslagen en daarna kun je de app openen en gebruiken.
Lukt het downloaden niet? Dan heb je waarschijnlijk geen toestemming op je computer.
Neem in dat geval contact op met degene die jullie computers beheert (bijvoorbeeld de IT-afdeling).
Inloggen op een belgroep en je status aanpassen
Ben je lid van één of meerdere belgroepen? Via ‘Inkomende services’ kun je jezelf in- of uitloggen bij deze belgroepen. (1) Let op: deze mogelijkheid is er alleen als je geen vast lid bent van de belgroep.
Wil je helemaal geen oproepen meer ontvangen uit een belgroep, schakel dan de inkomende serviceverzoeken uit. (2)
Je persoonlijke status (zoals Afwezig of Bezet) bepaalt of je bereikbaar bent binnen de belgroep. Wil je altijd bereikbaar zijn voor oproepen uit de belgroep, ongeacht je status? Zet dan de optie ‘Niet beschikbaar bij Afwezig/Bezet’ uit. (3)
Kies je actieve apparaat voor gesprekken
Met Collaboration 7 kun je direct bellen en gebeld worden. Je kunt ook andere gekoppelde apparaten beheren, zoals:
- Hardware Telefoons (WP of W-AIR)
- W-AIR-headsets
- De smartphone- mobility app (iOS of Android)
- Uitbellen met mobiel nummer (mobiliteitsextensie)
Bij de eerste keer aanmelden wordt automatisch het eerste beschikbare apparaat voor je geselecteerd.
Kies dit apparaat via het toetsenblok (1)
Selecteer het apparaat (2)
Een oproep starten vanuit het toetsenblok (dialpad)
Vanuit het Kiesvenster kun je eenvoudig een interne of externe oproep starten:
- Klik op het pictogram van het Kiesvenster in het bovenste menu.
- Voer de naam in van een gebruiker, een contact uit het telefoonboek of CRM, of typ direct een telefoonnummer.
- Heeft het contact meerdere nummers, klik dan op het pijltje naast de naam om de verschillende nummers te bekijken.
- Klik op het groene belpictogram om de oproep te starten.
Zoek het contact via het zoekvenster of voer het nummer direct in (1)
Selecteer de pijl voor meerdere nummers (1)
Beschikbare opties tijdens een gesprek
Bij een actieve oproep zijn er meerdere mogelijkheden:
- Toetsblok (keypad)
- Toevoegen van een label aan het gesprek
- Audio instellingen, microfoon en luidspreker
- Pauzeknop
- Direct of met ruggespraak doorverbinden
- Beëindigen van het gesprek
- Starten van een videogesprek, conferentiestarten, gesprek opnemen of scherm delen
Een oproep doorverbinden, met of zonder ruggespraak
Bij een actieve oproep kun je direct doorverbinden of met ruggespraak:
- Kies doorschakelen
- Direct doorverbinden
- Doorverbinden met ruggespraak
- Doorzetten naar de voicemail
Een oproep doorverbinden met ruggespraak
Wanneer je een oproep actief hebt en deze met ruggespraak wilt doorverbinden, opent er een extra venster.
Kies voor doorschakelen naar test, zoals uitgelegd bij punt 3 in de vorige dia. (De tekst “overmaken” wordt nog aangepast naar “doorschakelen”)
Directe transcriptie en verslag per e-mail
Met deze functie kun je live meelezen en ontvang je de volledige transcriptie per e-mail.
Om transcripties te ontvangen en live mee te kijken in Collaboration 7, heb je een Business- of Premium-licentie nodig. Transcriptie is alleen mogelijk bij opgenomen gesprekken en geldt voor alle inkomende en externe gesprekken. Na het gesprek ontvang je de transcriptie per e-mail in je inbox.
- Klik op het actieve gesprek → het toetsenblok (dialpad) en extra functies worden zichtbaar.
- AI actief → verschijnt zodra er een gesprek actief is en er gesproken wordt. Klik hier voor live transcriptie.
- Opname actief → geeft aan dat het gesprek wordt opgenomen.
- Opname openen → klik om de opname en transcriptie terug te luisteren of te bekijken.