Benodigde licentie
| Abonnement | x-bees Standard of hoger, UC-Business of hoger (Collaboration 7) |
Wat je beheerder doet, wat jij doet, en waarom je in je eigen instellingen tevergeefs naar een Google-knop zoekt: die koppeling wordt eenmalig gelegd.
Er is voor jou geen aanmeldstap
Hier gaat het meestal mis, meestal nadat iemand zijn instellingen heeft afgezocht naar een Google-knop die er niet is. Google Calendar wordt eenmalig en centraal gekoppeld door een beheerder. Daarna staan je agenda's er gewoon.
Wat de beheerder doet
In WMS, onder Settings > PBX > Integrations > Cloud integrations, wordt de connector Google Calendar geïnstalleerd vanuit het blok Connectors. Daarna vraagt hij om twee dingen:
- Domain-wide delegation. De Client ID en Scopes die WMS toont, voeg je met Add new toe op de pagina voor domain-wide delegation in de Google-beheerconsole, en autoriseer je.
- Een beheerdersadres met toegang tot Google Workspace, plus het primaire domein van de organisatie. Daarna Install.
Daarvoor zijn beheerrechten nodig op de PBX en in de Google-beheerconsole, en dat zijn vaak twee verschillende mensen. Heb je het een wel en het ander niet, vraag het ons en we bepalen samen de volgorde.
Wat jij doet
Open Settings via je profielfoto, ga naar Kite settings en het tabblad Calendar Settings, en kies in welke agenda's boekingen worden geschreven en welke agenda's op vrije momenten worden gecontroleerd. Stel je tijden, gespreksduur en een minimale aanmeldtermijn in en klik op Save.
Accepteer de uitnodiging, elke keer. Een geboekte afspraak komt automatisch in je Google Calendar, maar zolang je niet op Yes klikt telt het moment nog als vrij en kan iemand anders het opnieuw boeken. Dit is de valkuil die specifiek bij Google hoort, en de gebruikelijke verklaring voor een dubbele boeking.
Wat er verandert als het draait
- Je planlink biedt echte tijden aan in plaats van een algemene uitnodiging om contact op te nemen
- Boekingen worden geschreven in de agenda die je hebt aangewezen
- Je aanwezigheid volgt je agenda, zodat collega's zien dat je in gesprek bent
Of de titel van een afspraak zichtbaar is voor collega's is een instelling. Standaard is dat zo; met Display status message for public events zet je het uit.
Je agenda wordt boekbaar
Alles wat Google vrij noemt, kan een klant boeken. Focustijd, reistijd en lunch moeten als bezet in de agenda staan, anders boekt iemand er dwars doorheen.
En wijs de agenda aan die je echt gebruikt. Kies je een tweede agenda die je zelden bijhoudt, dan krijg je zelfverzekerde, onjuiste beschikbaarheid, en dat is erger dan niets aanbieden.
Als de optie ontbreekt
Kite settings begint bij x-bees Standard; op Basic staat het blok er niet. Staan de instellingen er wel maar zie je geen agenda's, dan is de centrale connector nog niet geïnstalleerd, of wacht een pas aangemaakte agenda op de nachtelijke synchronisatie.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.