De x-bees Meeting Scheduler gebruiken

Laat klanten zelf tijd in je agenda boeken, zonder het heen en weer mailen. De agendalink eindigt op /schedule en gaat rechtstreeks naar je beschikbaarheid.

Laat klanten zelf tijd in je agenda boeken, zonder het heen en weer mailen. De agendalink eindigt op /schedule en gaat rechtstreeks naar je beschikbaarheid.

Zo zet je het klaar

1. Koppel je Google- of Microsoft 365-agenda. De scheduler werkt vanuit je echte beschikbaarheid, dus zonder agenda heeft hij niets aan te bieden.
2. Klik linksboven op je gebruikersafbeelding, open Settings en daarna Kite settings.
3. Stel je beschikbare werkdagen en werkuren in. Bij een Microsoft-agenda volgen die je werkuren in Outlook.
4. Kies op het tabblad Calendar Settings in welke agenda's boekingen worden geschreven en welke worden gecontroleerd op vrije tijd. Dat hoeft niet dezelfde te zijn.
5. Stel in welke gespreksduur je aanbiedt, van 15 tot 360 minuten, en zet er een pauze van 15 of 30 minuten voor of achter, zodat boekingen niet tegen elkaar aan komen te staan.
6. Vul Minimum notice before booking in, zodat niemand je over twintig minuten boekt. Klik daarna op Save.
7. Klik onder Profile details op de knop Calendar en kies Copy link. Dat is de link die je deelt.

De agendalink eindigt op /schedule en gaat rechtstreeks naar je beschikbaarheid. Je gewone contact-me link biedt eerst een chat aan; die is goed voor een handtekening, maar een stap te veel als je iemand vraagt te boeken.

Wat de klant ziet

Hij opent je contact-me link en kiest schedule a call in plaats van een bericht te sturen. Hij ziet je vrije momenten, kiest er een, en de afspraak landt in beide agenda's met de deelnamelink er al in.

Bevestig de boeking in Google Calendar

Boekt iemand je, dan komt de afspraak automatisch in je agenda. In Google Calendar moet je hem bevestigen met Yes. Laat je hem onbeantwoord, dan geldt het moment nog steeds als vrij en kan de scheduler datzelfde halfuur aan de volgende geven.

Houd je agenda eerlijk

De scheduler biedt aan wat je agenda vrij noemt. Houd je focustijd buiten je agenda, dan wordt die aan klanten aangeboden. Blokkeer de tijd die je niet wilt weggeven, dan is het probleem weg.

De data beperken voor één campagne

Je kunt een link uitdelen die maar één periode openzet, door parameters aan de agendalink te plakken:

?start=dd.mm.jjjj&end=dd.mm.jjjj&subject=onderwerp%20van%20de%20afspraak

Schrijf het onderwerp met %20 waar een spatie hoort, anders breekt de link bij de eerste spatie.

Handig voor een beurs of een lanceerweek: hetzelfde profiel, één link per gelegenheid, en geen boekingen ervoor of erna.

Wat er bij de boeking meekomt

Er wordt een gesprek aangemaakt voor de afspraak, dus als het gesprek begint heb je de geschiedenis van wat er al besproken is in plaats van een kale agenda-afspraak. Je krijgt er ook een mail over, en een herinnering voordat het begint.

Twee dingen om op te rekenen. De afspraak komt vanzelf in jouw agenda, maar de klant moet hem met de hand in de zijne zetten, dus zeg dat erbij als de afspraak ertoe doet. En een gesprek dat zo ontstaat is standaard openbaar: iedereen met de link kan het openen.

Wat het niet doet

• Geen teamboekingen. Een klant boekt tijd bij een persoon, nooit bij een groep. Wil je een team bereikbaar maken, gebruik dan een websitewidget.
• Twaalf maanden vooruit is het verst dat iemand kan boeken.
• Tien openstaande afspraken per klant. Dezelfde persoon kan pas een elfde bij je boeken als er een van de tien is geweest.

Zie ook

• Je persoonlijke contact-me-link delen
• Meetings plannen en houden