De Google Workspace-integratie instellen

Google Workspace en Google Calendar zijn twee losse koppelingen. Wat elk van beide doet en hoe je ze aanzet.

Google Workspace en Google Calendar zijn twee losse koppelingen. Wat elk van beide doet en hoe je ze aanzet.

Twee koppelingen, niet één

Hier gaat het meestal mis. Google Workspace en Google Calendar zijn losse koppelingen, je zet ze apart aan en ze doen verschillend werk. Heb je de een ingericht en verwacht je de functies van de ander, dan is er niets stuk.

Google Workspace: contacten en afspraken

Wat je krijgt:

• Zoeken in je Google-contacten vanuit x-bees of Collaboration 7
• Google-contacten aanmaken en bewerken zonder het gesprek te verlaten
• De huidige en de eerstvolgende afspraak met een contact op het Info-frame

Daar staat er maar een: de huidige of de eerstvolgende, hoeveel er ook gepland staan. Met View all open je Google Calendar voor de rest.

1. Ga in WMS naar Settings > PBX > Integrations > Cloud integrations.
2. Klik in het blok Apps op Google Workspace.
3. Klik op Create Integration.

Daarna activeert iedereen hem zelf

Installeren op de PBX koppelt nog niemands account. Iedereen gaat zelf naar Settings > Integrations in x-bees of Collaboration 7, zoekt Google Workspace op, klikt op Activate, meldt zich aan met zijn Google-account en zet het vinkje bij Select all, zodat zowel contacten als agenda worden vrijgegeven.

Sla dat laatste vinkje over en de koppeling staat er wel, maar half leeg. Dat lijkt een storing en is het niet.

Google Calendar: aanwezigheid en de meeting scheduler

Een andere koppeling, en degene achter twee functies waar mensen expliciet om vragen: aanwezigheid die de agenda volgt, zodat een afspraak je status vanzelf zet, en de meeting scheduler, waarmee een klant zelf een vrij moment in de agenda van een collega prikt.

Hij staat op dezelfde plek, maar in het blok Connectors in plaats van Apps: klik op Google Calendar en daarna op Install.

Er volgen twee stappen, en bij de eerste loopt het meestal vast. Je voert domain-wide delegation uit: kopieer de Client ID en Scopes die op de Google Calendar-pagina in WMS staan, open de pagina voor domain-wide delegation in je Google-beheerconsole, klik op Add new, plak ze allebei en klik op AUTHORIZE. Daarna vul je een beheerdersadres met toegang tot Google Workspace in, plus het primaire domein van je organisatie, en klik je op Install.

Je hebt hiervoor beheerrechten nodig op de PBX en in de Google-beheerconsole. Heb je het een wel en het ander niet, vraag het ons dan.

Een kloppende agenda is het halve werk

De scheduler biedt aan wat je agenda vrij noemt. Zet focustijd en reistijd erin, anders boeken klanten er dwars doorheen.

Zie ook

• Je Google Agenda koppelen
• De x-bees Meeting Scheduler gebruiken
• Meetings plannen en houden