Salesforce instellen met x-bees

Twee onderdelen in WMS, flink wat voorbereiding in Salesforce, en een editie-eis die bepaalt of het überhaupt kan.

Twee onderdelen in WMS, flink wat voorbereiding in Salesforce, en een editie-eis die bepaalt of het überhaupt kan.

Voordat je begint

• Beheerrechten in Salesforce, en een besluit onder welke beheerder de koppeling gaat werken. Die gebruiker heeft het profiel System Administrator nodig, of een eigen profiel met het recht API Enabled. Je kunt een bestaande gebruiken of een aparte aanmaken, maar doe dat eerst, want de rest hangt eraan.
• Een x-bees-gebruiker met een e-mailadres dat overeenkomt met een Salesforce-gebruiker met de juiste rechten. Die persoon rondt de autorisatie af.
• x-bees Standard of hoger voor iedereen die het nodig heeft.
• Telefoonnummers in Salesforce in een notatie die past bij binnenkomende gesprekken, bij voorkeur volledig internationaal.

Dat laatste punt bepaalt of dit werkt. Lokaal opgeslagen nummers matchen niet met gesprekken die in internationale notatie binnenkomen, en dan lijkt de koppeling dood terwijl hij correct is ingericht.

Fase een, in Salesforce

Hier zit het meeste werk, en het is allemaal beheerderswerk: de beheerder voorbereiden, de profiel- en permissierechten uitbreiden die de koppeling nodig heeft voor herkenning en voor het wegschrijven van gesprekslogs, de x-bees-domeinen toestaan onder CORS, en daarna de connected app installeren met zijn OAuth-instellingen en toegestane gebruikers. Tot slot autoriseer je die beheerder, zodat de koppeling mag handelen.

Niets ervan is moeilijk, maar het is ook geen enkel toestemmingsscherm. Reken op een uur met iemand die de rechten heeft.

Fase twee, twee onderdelen in WMS

Hier gaat de oude instructie 'open de Salesforce-integratie' mis: het zijn er twee, en elk doet een andere helft van het werk.

1. Salesforce Auto Logging, in het blok Connectors. Het automatisch loggen van gesprekken, conferenties en chats, plus de contactherkenning. Het matchen gaat in een vaste volgorde: Contact, dan Account, dan Lead. Loggen zet je per soort aan of uit, dus gesprekken, conferenties en chats kunnen los van elkaar uit, of alles uit terwijl de contactherkenning blijft werken. Chats loggen is degene waar je het eerst over moet hebben voordat je hem aanzet, want daarmee komen gespreksverslagen in het CRM te staan.
2. Salesforce, in het blok Apps. De CRM-weergave op het Info Panel van x-bees, zoeken vanuit het toetsenblok, en het tabblad My Salesforce.

Installeer je alleen de eerste, dan is er geen paneel. Alleen de tweede, en er wordt niets gelogd.

Test het goed

Test met een record waar zeker een telefoonnummer op staat. Testen met je eigen mobiel, die waarschijnlijk niet in Salesforce staat, laat een werkende koppeling kapot lijken.

Is jullie Salesforce sterk aangepast, koppel dan eerst een sandbox voordat je naar productie gaat. Eigen objecten en validatieregels zitten het aanmaken van activiteiten soms in de weg, en daar kom je liever niet in productie achter.

Wat je mensen krijgen

• Gesprekken, conferenties, geplande afspraken en chats die automatisch als taak worden gelogd
• Herkenning op Leads, Contacts, Accounts en Person Accounts, dus niet alleen leads
• Leads, Contacts, Accounts, Opportunities, Tasks en Cases aanmaken en bijwerken vanuit het gesprek
• Een tabblad My Salesforce om Cases en Leads door te werken los van een gesprek
• Automatisch een nieuwe Lead als een gesprek nergens op matcht
• Gesprekken die door een AI-spraakagent zijn afgehandeld, gelogd en toegewezen aan de juiste persoon

Door AI gemaakte samenvattingen en transcripties bij die gelogde activiteiten zijn een uitbreiding en geen standaardonderdeel. Vraag het ons als je ze aan wilt hebben.

Bellen vanuit Salesforce zelf

Dat is de aparte Lightning-koppeling, en die werkt alleen met Lightning. De meeste teams draaien allebei: deze haalt Salesforce naar x-bees, de andere brengt bellen naar Salesforce.

Zie ook

• Welke Salesforce-integratie heb ik nodig
• Salesforce gebruiken in x-bees