Vergaderen met mensen buiten je organisatie

Nodig klanten en leveranciers uit in een vergadering zonder dat zij iets installeren of een account aanmaken.

Nodig klanten en leveranciers uit in een vergadering zonder dat zij iets installeren of een account aanmaken.

Iemand van buiten uitnodigen

1. Maak de vergadering aan en nodig hem per e-mail uit. In de uitnodiging staat een link om via de browser deel te nemen en een lokaal telefoonnummer om alleen met geluid in te bellen.
2. Stuur hem vooraf, niet twee minuten van tevoren.
3. Noem de browser. Een conferentie draait in Chrome, Chromium, Safari 12.1 en hoger, Edge 79 en hoger, en Firefox. Gaat hij zijn scherm delen, dan is Chrome 72 of Firefox 66 nodig.
4. Sluit zelf een minuut eerder aan.

Ze openen de link in een browser en zitten erin: geen account, geen download, geen abonnement aan hun kant. Dat telt als je iemand uitnodigt die nog nooit van Wildix heeft gehoord, want er is niets waarvoor ze zich moeten aanmelden.

Wat je nodig hebt

Een ruimte met externe deelnemers aanmaken vraagt om UC-Business of hoger. Deelnemen kan iedereen, het aanmaken is het deel waar het abonnement voor nodig is.

Wat de gast als eerste ziet

Gasten krijgen voor het binnenkomen een videovoorbeeld, waarin ze hun microfoon en camera goed kunnen zetten. Dat staat standaard aan, en het is de reden dat een gast die dit nooit eerder deed meestal werkend binnenkomt in plaats van stil.

Hun browser vraagt daarna nog steeds toestemming voor de microfoon. Waarschuw ze daarvoor, want wie dat niet verwacht klikt het verkeerde weg.

En wees er zelf als eerste: een gast die in een lege ruimte belandt, denkt vaak dat hij de verkeerde link heeft en vertrekt weer.

Doorlopende gesprekken, niet alleen vergaderingen

Wil je klanten in een doorlopend gesprek in plaats van een eenmalige vergadering, dan is x-bees daarvoor. Gasten sluiten aan bij een gesprek, doen mee met chat en video, en komen later terug in dezelfde conversatie.

Opnemen met gasten erbij

Zeg het voordat je begint. Met externe deelnemers is dat in de meeste landen niet optioneel.

Zie ook

• Een videovergadering starten
• Een gesprek starten en gasten toevoegen