Handleiding voor de hotelmanager

Een gast inchecken activeert de kamertelefoon en zet zijn naam erop; uitchecken schakelt hem uit en wist de naam. Niemand houdt kamertelefoons met de hand bij.

Een gast inchecken activeert de kamertelefoon en zet zijn naam erop; uitchecken schakelt hem uit en wist de naam. Niemand houdt kamertelefoons met de hand bij, en dat scheelt een taak én een soort klacht tegelijk: gasten die niet naar buiten kunnen bellen, en kosten die op de verkeerde kamer terechtkomen.

Wat Hotel Manager omvat

Dat is het geheel. Een koppeling met een hotelmanagementsysteem is een aparte integratie via het FIAS-protocol, dus verwacht de receptie dat de kamerstatus in het PMS verschijnt, dan is dat het onderdeel dat dat doet.

Wekoproepen

Die zet je op vanaf de receptie of de gast doet het zelf vanaf de kamer. Test de route voor de gast zelf een keer, want een wekoproep die stilletjes mislukt is het soort ding waar een hotel in een recensie over hoort en niet aan de balie.

Schoonmaak vanaf de kamertelefoon

Een medewerker zet een kamer op schoon of vuil vanaf de telefoon in de kamer, zonder naar een terminal te lopen of iemand op te roepen. De codes die het personeel intoetst worden voor jouw hotel ingesteld, dus zet ze op een kaartje in de werkruimte van elke etage in plaats van te verwachten dat mensen ze onthouden.

Hoe kamers zijn ingedeeld

Kamers verschijnen in Hotel Manager gegroepeerd op hun belrestrictiegroep. Wil je ze per verdieping of per vleugel zien, dan is er een groep per verdieping of vleugel nodig, en dat is een beslissing die je beter neemt voordat de kamers worden ingevoerd dan erna.

Wat een kamer mag bellen wordt door diezelfde restricties bepaald. Vertel ons wat geblokkeerd moet worden, meestal internationaal en betaalde informatienummers.

Test de hele gang van zaken voordat je live gaat

1. Check een kamer in en kijk of de gastnaam op de kamertelefoon verschijnt.
2. Bel vanuit die kamer een extern nummer, en daarna een nummer dat geblokkeerd hoort te zijn.
3. Bel intern naar de receptie.
4. Zet een wekoproep vanuit de kamer zelf, niet alleen vanaf de balie.
5. Zet de kamer op schoon en daarna op vuil, vanaf de kamertelefoon.
6. Check de kamer uit en kijk of de naam weer weg is.

Een kwartier dat een slechte openingsweek voorkomt.

Als er iets niet klopt

De meeste problemen blijken het hotelmanagementsysteem en het telefoonsysteem te zijn die het oneens zijn over de staat van een kamer. Noteer het kamernummer en wat de balie toont tegenover wat de telefoon doet, en stuur ons allebei.

Zie ook

• Hotelkoppeling met het FIAS-protocol
• Belgroepen en pickupgroepen aanmaken