Benodigde licentie
| Abonnement | x-bees Standard of hoger, UC-Business of hoger (Collaboration 7) |
Je beheerder zet de koppeling aan; jij bepaalt welke agenda's meetellen en wanneer je boekbaar bent.
Je agenda's instellen
Er is voor jou geen aanmeldstap. Zodra je beheerder de koppeling met Google Calendar of Microsoft 365 heeft geactiveerd, staan je agenda's er gewoon, en hoef je alleen nog aan te geven hoe je geboekt wilt worden.
- Klik linksboven op je gebruikersfoto om Settings te openen.
- Klik op Kite settings en daarna op het tabblad Calendar Settings.
- Kies de agenda's waar geboekte afspraken in komen, en de agenda's die op vrije momenten worden gecontroleerd. Dat zijn twee losse keuzes, en het hoeft niet dezelfde agenda te zijn.
- Controleer de tijdzone, stel in welke gespreksduur je aanbiedt (minimaal een kwartier, maximaal zes uur) en of je er een pauze van 15 of 30 minuten voor of na wilt.
- Stel je werkdagen en werktijden in, plus een Minimum notice before booking, zodat niemand je over twintig minuten inboekt.
- Klik op Save.
Gebruik je een Microsoft-agenda, dan komen je werktijden uit Outlook in plaats van hier, inclusief de lunchpauze.
Accepteer de uitnodiging bij Google Calendar. Een geboekte afspraak komt automatisch in je agenda, maar zolang je niet op Yes klikt telt het moment nog als vrij en kan iemand anders het boeken, waardoor er een dubbele boeking ontstaat. Diezelfde bevestiging bepaalt ook je aanwezigheid: bij Google laat een niet-bevestigde afspraak je status ongemoeid, dus collega's zien je als beschikbaar terwijl je erin zit. Een privéafspraak zet je status wel om, maar zonder het onderwerp en zonder de duur.
Wat anderen van je krijgen
Je planlink zit op de knop Calendar onder je profielgegevens. Met Copy link krijg je het adres om te delen, met Schedule event boek je zelf een moment namens iemand. Je kunt een link tot een periode beperken door er ?start=dd.mm.jjjj&end=dd.mm.jjjj&subject=onderwerp achter te zetten, handig voor een campagne of een beursweek.
Wie jou boekt kan maximaal twaalf maanden vooruit, en kan hoogstens tien nog niet gehouden afspraken met je open hebben staan. Elke boeking maakt een gesprek aan en mailt jullie allebei, met een herinnering voor de afspraak.
Waar mensen over struikelen
- De agenda van de gast is zijn eigen zaak. De afspraak komt in jouw agenda, niet in die van hem; hij moet hem zelf uit de mail toevoegen.
- Agenda's die je binnen Outlook hebt toegevoegd, synchroniseren niet, die onder Add personal calendars of Add from directory. Ze verschijnen niet in de lijst.
- Een nieuwe agenda verschijnt pas de volgende dag. De synchronisatie draait 's nachts; een naamswijziging komt sneller door.
- Geboekte gesprekken zijn standaard openbaar en bereikbaar voor iedereen met de link.
- Boeken bij een groep kan niet, alleen bij een persoon.
Je agenda is je beschikbaarheid
Alles wat je agenda vrij noemt, kan geboekt worden. Focustijd, reistijd en lunch moeten als bezet in je agenda staan, anders boekt een klant er dwars doorheen.
En kies de agenda waar je echt in werkt. Wijs je dit aan een tweede agenda toe die je zelden bijhoudt, dan krijg je zelfverzekerde, onjuiste beschikbaarheid, en dat is erger dan geen.
Als de optie ontbreekt
Kite settings vereist x-bees Standard of hoger; op Basic staat het blok er niet. Bij Microsoft 365 heb je daarnaast een licentie voor Outlook en mailbox nodig, en moet je primaire e-mailadres gelijk zijn aan dat in WMS, want daar matcht de synchronisatie op. Klopt dat niet, vraag het ons.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.