Activumtypen, velden, locaties en statussen inrichten

Typen, velden, locaties en statussen zijn de structuur van je register. Ze vroeg goed krijgen scheelt elk record opnieuw doen.

Typen, velden, locaties en statussen zijn de structuur van je register. Ze vroeg goed krijgen scheelt elk record opnieuw doen.

Ze inrichten

1. Open de instellingen voor IT-activa in het Beheercentrum.
2. Maak je activumtypen: laptop, telefoon, monitor, licentie.
3. Voeg per type velden toe, voor wat je erover moet weten.
4. Bepaal de locaties: kantoren, verdiepingen, thuis.
5. Bepaal de statussen: in gebruik, op voorraad, in reparatie, afgevoerd.

Typen: weinig en breed

Drie of vier typen dekt de meeste organisaties. Laptops opsplitsen in drie typen naar fabrikant levert je drie lijsten op om te onderhouden en geen antwoord dat je niet uit een veld had kunnen halen.

Velden: wat je zou opzoeken

Serienummer, aanschafdatum, einde garantie, toegewezen gebruiker. Die worden gebruikt. Velden die er staan omdat ze in de spreadsheet stonden niet, en elk daarvan is een kolom die iemand moet vullen.

Statussen: laat ze aansluiten op hoe apparaten echt bewegen

De set statussen hoort je werkelijke levensloop te beschrijven. In gebruik, op voorraad, in reparatie, afgevoerd dekt het meeste. Heb je een echte stap die de anderen niet hebben, voeg hem toe. Zou een status nooit worden gekozen, laat hem weg.

Locaties: zo grof als je kunt verdragen

Locatie veroudert het snelst van alles in het register, want dingen verhuizen en niemand werkt het bij. Op gebouwniveau is meestal bij te houden; op bureauniveau vrijwel nooit, en een verkeerde locatie is slechter dan geen.

Zie ook

• Activa bekijken en beheren
• Gegevens over activa bulksgewijs importeren