Regels voor automatisch goedkeuren van verlof maken

Aanvragen die worden goedgekeurd zonder dat iemand kijkt, als de voorwaarden veilig zijn. Dat haalt de vertraging weg die mensen het meest stoort.

Aanvragen die worden goedgekeurd zonder dat iemand kijkt, als de voorwaarden veilig zijn. Dat haalt de vertraging weg die mensen het meest stoort.

Zo maak je er een

1. Klik in Personeelsbeheer op Scheduling in de zijbalk en kies Time off.
2. Klik op het instellingenpictogram en klik in Time off settings op +Add rule.
3. Geef de regel een duidelijke naam als de standaardnaam dat niet is.
4. Kies de teams waarvoor de regel geldt.
5. Kies de voorwaarden en stel per voorwaarde het aantal teamleden bij.
6. Voeg met +Add rule eventueel meer regels toe en kijk een maand mee met wat ze goedkeuren.

Alleen admins in Personeelsbeheer en teamleden met een aangepaste rol met het recht ervoor kunnen deze maken.

Twee mechanismen die de uitkomst bepalen

Alle regels die van toepassing zijn moeten slagen. Hoort een agent bij meerdere teams, dan wordt elke regel die op diegene van toepassing is gecontroleerd, en de aanvraag wordt alleen automatisch goedgekeurd als ze allemaal slagen. Regels versmallen, ze verruimen niet: er een bij maken keurt nooit méér goed.

De telling blijft niet bij het team. Dit is degene waar mensen op stuklopen. Een regel geldt voor een team, maar kijkt naar bestaand verlof in de hele agentpool. Een regel op Team A die goedkeurt zolang er minder dan tien mensen weg zijn, telt goedgekeurde aanvragen van élke agent en niet alleen die van Team A. Op een groot account wordt die grens gehaald door mensen die het team nooit heeft ontmoet.

Kies het aantal met de pool in gedachten

Het voorbeeld in de documentatie is een regel die verlof goedkeurt zolang er minder dan tien mensen in een week weg zijn. Omdat die tien de hele pool telt, is een getal dat je voor een team van acht kiest niet het getal dat je wilt.

Kijk eerst wat je normale niveau aan goedgekeurde afwezigheid over iedereen heen is, en zet de grens daarboven in plaats van op wat voor één team goed voelt.

Waarom het de moeite is

De meeste aanvragen zijn routine en worden toch goedgekeurd. Die automatiseren betekent dat mensen meteen antwoord krijgen, en dat teamleiders hun aandacht besteden aan de aanvragen die werkelijk een beslissing vragen.

Begin voorzichtig

Eerst strakke voorwaarden, en pas oprekken als je hebt gezien wat hij goedkeurt. Een te ruime regel die een week leeghaalt, valt pas op als die week er is.

Kijk er een maand naar

Lees wat hij heeft goedgekeurd en vraag je af of jij dat ook had gedaan. Die controle vertelt je of de voorwaarden bij je eigen oordeel passen.

Houd de handmatige weg vrij

Aanvragen die buiten de regel vallen, hebben nog steeds snel een mens nodig. Een regel voor automatisch goedkeuren die de rest langer laat wachten, heeft het probleem verplaatst in plaats van opgelost.

Zeg wat de regels zijn

Vertel het team welke aanvragen automatisch worden goedgekeurd. Dan vragen mensen vroeg aan om meteen antwoord te krijgen, en dat is voor iedereen beter.

Zie ook

• Verlofaanvragen bekijken en afhandelen
• Verlofredenen maken
• De pagina voor verlofbeheer