Regels voor automatisch goedkeuren van verlof maken

Aanvragen die worden goedgekeurd zonder dat iemand kijkt, als de voorwaarden veilig zijn. Dat haalt de vertraging weg die mensen het meest stoort.

Aanvragen die worden goedgekeurd zonder dat iemand kijkt, als de voorwaarden veilig zijn. Dat haalt de vertraging weg die mensen het meest stoort.

Zo maak je er een

1. Open de verlofinstellingen.
2. Maak een regel voor automatisch goedkeuren.
3. Stel de voorwaarden in: hoe ver vooruit, hoeveel mensen al weg zijn, welke redenen.
4. Pas hem toe op de juiste teams.
5. Kijk een maand mee met wat hij goedkeurt.

Voorwaarden die het waard zijn

• Genoeg vooraankondiging, bijvoorbeeld meer dan vier weken vooruit.
• Dekking intact, minder dan een afgesproken aantal mensen al weg.
• Korte afwezigheid, een dag of twee in plaats van twee weken.
• Bepaalde redenen, waar goedkeuring een formaliteit is.

Waarom het de moeite is

De meeste aanvragen zijn routine en worden toch goedgekeurd. Die automatiseren betekent dat mensen meteen antwoord krijgen, en dat teamleiders hun aandacht besteden aan de aanvragen die werkelijk een beslissing vragen.

Begin voorzichtig

Eerst strakke voorwaarden, en pas oprekken als je hebt gezien wat hij goedkeurt. Een te ruime regel die een week leeghaalt, valt pas op als die week er is.

Kijk er een maand naar

Lees wat hij heeft goedgekeurd en vraag je af of jij dat ook had gedaan. Die controle vertelt je of de voorwaarden bij je eigen oordeel passen.

Houd de handmatige weg vrij

Aanvragen die buiten de regel vallen, hebben nog steeds snel een mens nodig. Een regel voor automatisch goedkeuren die de rest langer laat wachten, heeft het probleem verplaatst in plaats van opgelost.

Zeg wat de regels zijn

Vertel het team welke aanvragen automatisch worden goedgekeurd. Dan vragen mensen vroeg aan om meteen antwoord te krijgen, en dat is voor iedereen beter.

Zie ook

• Verlofaanvragen bekijken en afhandelen
• Verlofredenen maken
• De pagina voor verlofbeheer