Benodigde licentie
| Abonnement | Elk abonnement |
| Ook nodig | Workforce Management of Workforce Engagement Management |
| Toegang | Admin |
Agenten die onderling diensten ruilen. Dat is de goedkoopste flexibiliteit die je een supportteam kunt geven.
Zo richt je het in
- Klik in Personeelsbeheer op Scheduling in de zijbalk en kies Shift trades.
- Klik op Turn on shift trades en klik op Save.
- Vertel het team dat het er is.
Dat is de hele inrichting, en dit zit er níét bij. Voorwaarden zijn er niet: geen regel voor vaardigheden, geen aankondigingstermijn, geen urengrens. En goedkeuring door een manager is standaard vereist. Allebei verplaatsen ze het werk naar het moment van goedkeuren in plaats van het weg te nemen.
Waarom je het aanzet
Iemand moet donderdag vrij, een collega werkt liever donderdag dan zaterdag. Ze lossen het onderling op, de dekking blijft gelijk, en geen leidinggevende besteedt er tijd aan.
Het geeft mensen ook grip op hun eigen week, en dat telt voor behoud zwaarder dan de meeste roosterbeslissingen.
Dezelfde dag en een andere dag werken anders
Een ruil op dezelfde dag is een rechttoe rechtaan wissel: beide diensten wisselen van eigenaar en verschijnen in de nieuwe roosters zodra de ruil is goedgekeurd.
Een ruil op een andere dag leest de eerste keer vreemd. Zodra die is goedgekeurd, worden beide oorspronkelijke diensten verwijderd, want ieder wordt nu door de ander gedekt. Ruilt agent A de 25e tegen de 31e van agent B, dan heeft A daarna geen dienst op de 25e en B geen op de 31e. Er is niets misgegaan; het werk staat op de andere naam.
Agenten volgen hun eigen verzoeken en de afloop in hun rooster, 30 dagen terug en een jaar vooruit.
De dekking beschermt zichzelf
Bij een ruil wisselen twee mensen van plek, dus de vorm van het rooster blijft intact. Daarom kun je dit ruimer toestaan dan het aanpassen van roosters.
Vaardigheden zijn de echte beperking, en niets controleert ze
Twee agenten kunnen alleen zinvol ruilen als ze allebei het werk aankunnen. Het systeem weet dat niet, dus dat is het enige waar de goedkeurder naar hoeft te kijken: niet of de uren kloppen, want dat doen ze per definitie, maar of de wachtrij van donderdag te doen is voor degene die er nu op staat.
Goedkeuring staat ertussen, dus maak hem snel
Elke ruil wacht op een manager. Die vertraging kun je er niet uit ontwerpen, dus ontwerp eromheen: spreek af wie goedkeurt, spreek af dat het dezelfde dag gebeurt, en behandel een verzoek dat een week blijft liggen als de misser die het is. Een ruil die na de dienst wordt goedgekeurd is slechter dan een afwijzing.
Openstaande verzoeken staan op dezelfde pagina Shift trades, te filteren per team of per agent, met een tabblad Closed voor wat is goedgekeurd, afgewezen, ingetrokken of verlopen, en door wie. Op verlopen moet je letten: dat betekent dat niemand op tijd heeft geantwoord.
Spreek zelf een aankondigingstermijn af
Hiervoor bestaat geen instelling, dus het is een teamafspraak en geen regel die het product afdwingt. Een ruil die de avond ervoor wordt afgesproken, laat niemand tijd om een probleem op te merken. Twee of drie dagen is meestal genoeg om het veilig te houden zonder het nutteloos te maken, en wie goedkeurt kan de latere afwijzen.
Let op het patroon
Eén dienst die iedereen elke week wegruilt, zegt iets over die dienst. Dat is het waard om in het rooster op te lossen in plaats van via ruilen.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.