Privébijlagen

Standaard werkt een link naar een bijlage voor iedereen die hem heeft. Bijlagen privé maken sluit dat af, met één afweging.

Standaard werkt een link naar een bijlage voor iedereen die hem heeft. Bijlagen privé maken sluit dat af, met één afweging.

Wat de standaard betekent

Een bijlage heeft een lang, onraadbaar adres, en iedereen die dat adres heeft kan het bestand openen zonder aan te melden. Niemand gaat het raden, maar een link die in een e-mail wordt doorgestuurd werkt voor wie hem ontvangt.

In één geval niet eeuwig. Een openbare bijlage van een agent die als link wordt meegestuurd verloopt standaard na vierentwintig uur, en daarna vraagt openen een aanmelding; Attachment expiration zet dat getal. Het geldt niet voor bestanden die als echte bijlage aan een opmerking hangen, en niet voor wat een klant jou stuurde: dat blijft open tot je de instelling hieronder wijzigt.

Voor een schermafbeelding van een foutmelding is dat prima. Voor een scan van een paspoort of een loonstrook niet.

Privébijlagen aanzetten

1. Open het Beheercentrum, dan Objecten en regels > Tickets > Instellingen, en klap Downloads and attachments open.
2. Zet Private end-user attachments aan voor bestanden die klanten jou sturen, of Allow secure downloads voor elke bijlage op het account, ook die van agents zelf.
3. Sla op.

Vanaf dat moment vraagt een bijlage openen dat je bent aangemeld als iemand die dat ticket mag zien. De twee stapelen niet: staat secure downloads aan, dan wordt de instelling voor eindgebruikers niet eens meer aangeboden, want alles zit dan al achter een aanmelding.

De afweging

Klanten moeten zich aanmelden om een bestand te openen dat jij hebt gestuurd. Voor een helpcenter waar mensen al accounts hebben valt dat nauwelijks op. Voor klanten die je alleen ooit mailen is het een nieuwe stap, en sommigen komen er niet doorheen.

Dat is de eigenlijke keuze. Het gaat er niet om of privacy goed is; het gaat erom welke van de twee manieren om het mis te laten gaan je liever hebt.

Zie ook

• Bijlagen toestaan en beperken
• De gegevens van je klanten beschermen