Een dashboard delen buiten je organisatie

Een dashboard delen met mensen die geen Zendesk-account hebben. Nuttig, en het vraagt een besluit over wat het pand verlaat.

Een dashboard delen met mensen die geen Zendesk-account hebben. Nuttig, en het vraagt een besluit over wat het pand verlaat.

Het delen

1. Laat een admin extern delen eerst aanzetten: in Explore het instellingenpictogram in de zijbalk, het tabblad Sharing, en dan Public links to dashboards. Tot dat gebeurt staat het uit.
2. Open het dashboard en maak de openbare link.
3. Zet er een wachtwoord op. Zonder wachtwoord werkt de link voor iedereen op internet die hem heeft, met of zonder Zendesk-account.
4. Open het zelf zoals een buitenstaander dat zou doen en kijk wat er zichtbaar is.

Twee grenzen om rekening mee te houden. Het kant-en-klare livedashboard kun je zo niet delen, dus een extern publiek heeft een dashboard nodig dat jij hebt gebouwd. En een link is de enige weg: rapporten kun je helemaal niet buiten Zendesk delen, en een Explore-dashboard kun je niet in je eigen website insluiten, omdat Zendesk dat in een iframe niet toestaat.

Twee dingen over dat wachtwoord tellen voordat er iemand buiten je bedrijf op zit te wachten. Vijf verkeerde pogingen zetten het dashboard voor iedereen vijf minuten op slot, dus een klant die het slecht overtypt neemt je andere lezers mee. En wordt extern delen ooit op accountniveau uitgezet, dan werken alle bestaande links in één keer niet meer.

Bouw er een apart dashboard voor

Geen deling van je interne dashboard. Een extern dashboard hoort te bevatten wat je een buitenstaander wilt laten zien en niets anders, en dat is veel makkelijker te garanderen als het een ander dashboard is.

Kijk elk rapport erop na

Stuk voor stuk. Het is zo gebeurd dat je een dashboard deelt waarvan het vierde rapport agents noemt, of klantorganisaties opsomt, omdat het voor een intern publiek is gebouwd.

Voor wie dit is

• Een opdrachtgever, voor wie je de support verzorgt.
• Een uitbestedingspartner, die zijn eigen prestaties ziet.
• Een collega in een deel van het bedrijf zonder Zendesk-accounts.

Vat samen in plaats van op te sommen

Totalen, gemiddelden en ontwikkelingen in plaats van detail op ticketniveau. Externe doelgroepen hebben vrijwel nooit losse records nodig, en elk record is iets wat je blijvend hebt afgegeven.

Loop het periodiek na

Een externe deling die voor een project is ingericht overleeft het project. Zet er een controledatum op, want niemand buiten vertelt je dat hij de toegang niet meer nodig heeft.

Spreek het eerst af

Bedrijfsgegevens buiten de organisatie delen vraagt mogelijk instemming van wie daarover gaat. Vooraf vragen is makkelijker dan achteraf uitleggen.

Zie ook

• Een dashboard delen met collega's
• Een dashboard volgens een schema mailen
• Toegang tot Explore beheren