Roosters importeren en exporteren

Roosters erin en eruit krijgen. Handig bij een migratie en voor de mensen die geen extra tool willen openen.

Roosters erin en eruit krijgen. Handig bij een migratie en voor de mensen die geen extra tool willen openen.

Zo exporteer je er een

1. Klik in Personeelsbeheer op Schedule in de navigatiebalk en kies Schedule.
2. Klik op het CSV-pictogram en kies Export Schedule.
3. Kies het Published rooster of de Draft-versie, kies de periode en exporteer.

Die keuze tussen gepubliceerd en concept is degene die je goed moet hebben. Iemand een concept sturen is hoe een team gaat werken naar een rooster dat nooit is vastgesteld.

Zo importeer je er een

1. Klik op dezelfde pagina op het CSV-pictogram en kies Import schedule.
2. Klik op Schedule import template. Er worden twee bestanden gedownload: het sjabloon zelf, en een bestand met taaksleutels waarin de id's van je workstreams, algemene taken en verlofredenen staan.
3. Vul het sjabloon. Namen en e-mailadressen van agents moeten exact overeenkomen met Zendesk WFM, en de velden zijn hoofdlettergevoelig.
4. Test met één week en een paar mensen, en controleer het resultaat in de roosterplanner.
5. Upload het bestand en klik op Import schedule voor de rest.

Dat tweede gedownloade bestand is wat mensen over het hoofd zien. Met de hand getypte taaknamen komen niet overeen; de id's uit dat sleutelbestand wel.

Test op één week

Altijd. Een kolom die over een heel kwartaal verkeerd is toegewezen, is een opruimklus, en het rooster is waar mensen naar werken.

Waar exporteren zijn plek verdient

• Salaris- of HR-systemen die de uren nodig hebben.
• Leidinggevenden die liever een spreadsheet hebben dan nog een inlog.
• Een vastlegging van wat er is gepubliceerd, vóór de wijzigingen.

Een geëxporteerd rooster veroudert direct

Zodra iemand een dienst ruilt, klopt het bestand niet meer. Wie ermee werkt, werkt met een momentopname, dus zet er duidelijk een datum op en vermeld waar de actuele versie staat.

Zo komt het dat mensen de verkeerde dienst werken.

Importeer voor migratie, niet als routine

Een jaar rooster uit een vorig systeem overzetten: prima. Roosters in een spreadsheet bouwen en die wekelijks importeren betekent dat je het product niet gebruikt, en dat de prognose niets doet.

Er staan persoonsgegevens in

Wie wanneer werkt, en vaak ook afwezigheid. Behandel het bestand daarnaar en spreek af waar het mag staan.

Zie ook

• Een rooster genereren en publiceren
• Google Agenda koppelen aan Zendesk WFM
• Hoe het Zendesk WFM-rooster werkt