Roosters importeren en exporteren

Roosters erin en eruit krijgen. Handig bij een migratie en voor de mensen die geen extra tool willen openen.

Roosters erin en eruit krijgen. Handig bij een migratie en voor de mensen die geen extra tool willen openen.

Zo exporteer je er een

1. Open het rooster van de periode.
2. Exporteer het.
3. Deel het, of gebruik het in een ander systeem.

Zo importeer je er een

1. Zet het bestand klaar in de verwachte indeling.
2. Test met één week en een paar mensen.
3. Controleer het resultaat in de roosterplanner.
4. Importeer de rest.

Test op één week

Altijd. Een kolom die over een heel kwartaal verkeerd is toegewezen, is een opruimklus, en het rooster is waar mensen naar werken.

Waar exporteren zijn plek verdient

• Salaris- of HR-systemen die de uren nodig hebben.
• Leidinggevenden die liever een spreadsheet hebben dan nog een inlog.
• Een vastlegging van wat er is gepubliceerd, vóór de wijzigingen.

Een geëxporteerd rooster veroudert direct

Zodra iemand een dienst ruilt, klopt het bestand niet meer. Wie ermee werkt, werkt met een momentopname, dus zet er duidelijk een datum op en vermeld waar de actuele versie staat.

Zo komt het dat mensen de verkeerde dienst werken.

Importeer voor migratie, niet als routine

Een jaar rooster uit een vorig systeem overzetten: prima. Roosters in een spreadsheet bouwen en die wekelijks importeren betekent dat je het product niet echt gebruikt, en dat de prognose niets doet.

Er staan persoonsgegevens in

Wie wanneer werkt, en vaak ook afwezigheid. Behandel het bestand daarnaar en spreek af waar het mag staan.

Zie ook

• Een rooster genereren en publiceren
• Google Agenda koppelen aan Zendesk WFM
• Hoe het Zendesk WFM-rooster werkt