Benodigde licentie
| Abonnement | UC-Essential of hoger |
Opnames worden een vastgestelde periode bewaard en daarna verwijderd, en bij te weinig opslag gebeurt dat eerder dan die termijn.
Wat je standaard hebt
Zonder extra opslag komt een systeem met 5 GB en een bewaartermijn van drie maanden. Opslag en bewaartermijn hangen samen: hoe lang je opnames mag bewaren hangt af van hoeveel opslag je hebt.
- Standaard: maximaal drie maanden.
- Eén opslagbundel: maximaal een jaar, en op een jaar staat hij ook.
- Meer dan één: maximaal tien jaar, nog steeds op een jaar tot je het wijzigt.
Het kan ook de andere kant op. De termijn is in te korten tot drie weken, twee weken, een week of drie dagen. Dat helpt als je opneemt voor kwaliteitscontrole en de audio liever niet langer bewaart dan dat.
Elke bundel voegt 10 GB toe, en meerdere bundels zijn meer waard dan hun som: twee of drie vermenigvuldigen het totaal, en vanaf vier gaat dat aanzienlijk verder. Zit je tegen de grens aan, vraag ons dan de sprong uit te rekenen in plaats van aan te nemen dat het lineair loopt.
Voicemail heeft een tweede instelling die hem onbereikbaar kan maken. Delete voicemail after, onder de gespreks- en chatgeschiedenis, bepaalt hoelang de gegevens over een voicemail worden bewaard, en zonder die gegevens is het bericht niet te openen. Zet je hem korter dan je bewaartermijn, dan houd je audio over waar niemand bij kan. Hij moet gelijk of langer zijn.
Het is niet één instelling voor alles
De bewaartermijn stel je per bestandssoort in en niet als één getal, dus opnames, voicemail en transcripties kunnen elk hun eigen termijn hebben. Wel geldt het voor het hele account: je kunt niet één team langer geven dan een ander, en losse gesprekken uitzonderen kan niet. Moeten sommige gesprekken langer bewaard blijven, exporteer ze dan voor de deadline.
Het opschonen draait 's nachts, dus een wijziging werkt niet meteen door.
Een termijn kiezen
Langer is niet vanzelf beter. Opnames zijn persoonsgegevens, en ze bewaren voorbij de reden waarvoor je ze verzamelde is een probleem op zich.
Voor training heb je weken nodig. Een geschil duurt zolang het duurt. In een gereguleerde sector bepaalt de regelgeving het getal voor je. Kies vanuit de reden en niet vanuit de opslag.
De opslag raakt op
Opnames nemen ruimte in, en als de ruimte op is verwijdert het systeem oudere opnames om te blijven draaien. Dat gebeurt vóór het einde van de bewaartermijn, en dat is het verrassende deel: je kunt een opname kwijtraken waar je nog een maand op dacht te hebben.
WMS laat zien hoe lang je gegevens naar verwachting nog passen, berekend uit hoe snel je de ruimte werkelijk vult. Het is een ruwe schatting en aan de onderkant zegt hij niet meer dan 'minder dan een maand', wat op zichzelf het signaal is om iets te doen.
De marge die je wilt hebben
Houd één bundel meer aan dan je gebruikt. Die ruimte staat tussen een druk kwartaal en een systeem dat stilletjes bewijs weggooit dat je wilde houden.
Maak een ticket aan om de bewaartermijn te wijzigen of opslag toe te voegen, dan vertellen we erbij hoeveel je nu gebruikt.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.