Benodigde licentie
| Abonnement | Elk abonnement |
| Toegang | WMS-beheerder |
Gedeelde telefoonboeken zetten je klanten en leveranciers in ieders zoekresultaten, en tonen een naam bij inkomende gesprekken.
Waarom het de moeite waard is
Een nummer dat matcht met een telefoonboek komt binnen met een naam erbij. Collega's zoeken op een bedrijfsnaam in plaats van een nummer te onthouden, en gesprekken worden met meer context aangenomen. Het is een van de goedkoopste verbeteringen die je in de dagelijkse gespreksafhandeling kunt aanbrengen.
Een telefoonboek aanmaken
- Ga in WMS naar Users > Phonebooks.
- Klik op + en geef het een naam, bijvoorbeeld klanten of leveranciers.
- Sla op.
Zorgen dat mensen hem zien is een aparte stap, en die doe je per persoon en niet op het telefoonboek zelf. Kies onder Users iemand, open Edit preferences en daarna Phonebooks, en verplaats de boeken die hij moet hebben van Available naar Selected. Alleen wat in Selected staat verschijnt bij hem.
Daarom kan een nieuw telefoonboek kapot lijken. Het bestaat, er staan contacten in, en niemand ziet het omdat het nog aan niemand is toegewezen. Selecteer meerdere mensen tegelijk in plaats van ze een voor een langs te gaan.
Contacten toevoegen
Voeg contacten een voor een toe, of importeer een lijst in bulk als je vanuit een spreadsheet of een export uit een ander systeem begint. Zet op elk nummer de landcode, anders matchen inkomende gesprekken niet en verlies je precies de naamherkenning waarvoor je het deed.
Sla nummers op in volledig internationaal formaat, bijvoorbeeld +31 20 123 4567. Een nummer dat als 020 1234567 is opgeslagen, matcht niet met een inkomend gesprek dat als +31201234567 binnenkomt.
Bijhouden
Een gedeeld telefoonboek verrot stilletjes. Niemand merkt een verkeerd nummer tot iemand het belt. Geef één persoon de verantwoordelijkheid voor elk telefoonboek en loop het een paar keer per jaar na.
Staan je contacten in een CRM, dan houdt een koppeling ze automatisch gelijk, en dat is een beter antwoord dan de lijst met de hand bijhouden.
Persoonlijk tegenover gedeeld
Collega's houden hun eigen persoonlijke contacten apart, en die blijven privé. Gedeelde telefoonboeken zijn voor nummers waar het hele bedrijf iets aan heeft.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.