Gedeelde telefoonboeken beheren

Gedeelde telefoonboeken zetten je klanten en leveranciers in ieders zoekresultaten, en tonen een naam bij inkomende gesprekken.

Gedeelde telefoonboeken zetten je klanten en leveranciers in ieders zoekresultaten, en tonen een naam bij inkomende gesprekken.

Waarom het de moeite waard is

Een nummer dat matcht met een telefoonboek komt binnen met een naam erbij. Collega's zoeken op een bedrijfsnaam in plaats van een nummer te onthouden, en gesprekken worden met meer context aangenomen. Het is een van de goedkoopste verbeteringen die je in de dagelijkse gespreksafhandeling kunt aanbrengen.

Een telefoonboek aanmaken

1. Ga in WMS naar Users > Phonebooks.
2. Klik op Add en geef het een naam, bijvoorbeeld klanten of leveranciers.
3. Bepaal wie het mag zien. Een telefoonboek kan met iedereen worden gedeeld of tot een groep beperkt blijven.
4. Sla op.

Contacten toevoegen

Voeg contacten een voor een toe, of importeer een lijst in bulk als je vanuit een spreadsheet of een export uit een ander systeem begint. Zet op elk nummer de landcode, anders matchen inkomende gesprekken niet en verlies je precies de naamherkenning waarvoor je het deed.

Bijhouden

Een gedeeld telefoonboek verrot stilletjes. Niemand merkt een verkeerd nummer tot iemand het belt. Geef één persoon de verantwoordelijkheid voor elk telefoonboek en loop het een paar keer per jaar na.

Staan je contacten in een CRM, dan houdt een koppeling ze automatisch gelijk, en dat is een beter antwoord dan de lijst met de hand bijhouden.

Persoonlijk tegenover gedeeld

Collega's houden hun eigen persoonlijke contacten apart, en die blijven privé. Gedeelde telefoonboeken zijn voor nummers waar het hele bedrijf iets aan heeft.

Zie ook

• Gebruikers en contacten importeren
• De HubSpot-integratie instellen voor x-bees en Collaboration 7