Benodigde licentie
| Abonnement | x-bees Standard of hoger, UC-Business of hoger (Collaboration 7) |
| Toegang | WMS-beheerder, HubSpot-beheerder |
Koppel HubSpot aan x-bees of Collaboration 7 zodat gesprekken en vergaderingen automatisch bij het juiste HubSpot-contact worden vastgelegd.
Welke HubSpot-koppeling je nodig hebt
Er zijn twee losse HubSpot-koppelingen en die worden makkelijk verward:
- Deze. HubSpot binnen x-bees en Collaboration 7. Gesprekken worden automatisch gelogd, en gebruikers zien HubSpot-contactgegevens zonder x-bees te verlaten.
- De koppeling aan de HubSpot-kant. Voor bellen en gespreksbeheer vanuit HubSpot zelf. Dat is een andere inrichting met een eigen handleiding.
Wildix publiceert twee apps in de HubSpot-marketplace die daarbij horen: Wildix Automation, voor het automatisch loggen van gesprekken en vergaderingen, en Wildix Calling Assistant, waarmee je vanuit HubSpot belt.
De meeste organisaties willen deze. Je kunt ze allebei draaien.
De installatie bestaat uit twee losse stappen
Hier gaat het bij de meeste inrichtingen mis. Alleen de eerste stap aanzetten geeft je automatisch loggen maar geen contactgegevens in de interface, en dat lijkt op een kapotte koppeling.
Stap 1: HubSpot Auto Logging aanzetten
Dit regelt het automatisch loggen van gesprekken en vergaderingen, plus de contactherkenning die een inkomend nummer aan een HubSpot-contact koppelt.
- Ga in WMS naar Settings > PBX > Integrations > Cloud integrations.
- Klik in het onderdeel Connectors op HubSpot Auto Logging.
- Klik op Add new integration.
- Log in bij HubSpot en klik op Choose account.
De koppeling is meteen actief. Wil je een tweede HubSpot-account koppelen, herhaal dan dezelfde stappen. Ze verschijnen allebei op de pagina HubSpot Auto Logging.
Stap 2: De HubSpot-app aanzetten
Dit zet HubSpot-contactgegevens op het tabblad Info, in Live Search en in het zoekveld van het toetsenblok.
- Open, nog steeds onder Cloud integrations, het onderdeel Apps.
- Klik op HubSpot.
- Klik op Create new integration.
Je kunt de koppeling beperken tot bepaalde gebruikers, of hem voor bepaalde gebruikers blokkeren, in de instellingen van de koppeling. Wil je een variant met andere instellingen, open dan de koppeling en klik op Duplicate.
Controleren of het werkt
Bel een nummer dat als contact in HubSpot bestaat, vanaf een gebruiker op x-bees Standard of hoger. Binnen een minuut zou je moeten zien:
- Een afgeronde activiteit bij dat contact in HubSpot, met deelnemers, gesprekstype, duur, tijdstip en eventuele doorverbindingen.
- De contactgegevens op het tabblad Info in x-bees of Collaboration 7.
Wat niet wordt gelogd
Dit zijn bewuste uitzonderingen en geen storingen:
- Inkomende en gemiste gesprekken vanaf een nummer dat bij geen enkel HubSpot-contact past.
- Gesprekken die binnen vijf seconden worden afgebroken.
- Interne gesprekken tussen collega's op je eigen telefoonsysteem.
Gemiste oproepen worden wel gelogd als het nummer bij een bestaand contact past. Geslaagde gesprekken worden gelogd met de status Connected.
Een tweede HubSpot-account koppelen
Dat kan. Herhaal de stappen voor Auto Logging en kies het andere account. Ze verschijnen daarna allebei op de pagina HubSpot Auto Logging.
Hoe dubbele contacten worden afgehandeld
Past een telefoonnummer bij meer dan één HubSpot-contact, dan wordt de activiteit bij het nieuwste gelogd, maar alleen als dat dubbele contact is aangemaakt nadat je de koppeling installeerde. Bestonden de dubbelen al eerder, dan wordt er willekeurig gekozen.
De koppeling bij een contact wijzigen geldt alleen voor nieuwe activiteiten. Wat al gelogd is blijft staan waar het staat.
Ruim dubbele contacten in HubSpot op vóórdat je de koppeling installeert, niet erna. Dat is het verschil tussen voorspelbaar matchen en willekeurig matchen voor elk contact dat al een dubbelganger had.
Wat gebruikers kunnen zodra het draait
- HubSpot-contacten zien in Live Search, in het toetsenblok als er een telefoonnummer is, en bij het starten van een gesprek.
- Het contact rechtstreeks in HubSpot openen vanaf het tabblad Info.
- De koppeling corrigeren als het verkeerde contact is gekoppeld.
- Handmatig een gesprek, e-mail of vergadering loggen.
- Taken aanmaken, en alle taken en activiteiten van dat contact zien.
- Een nieuw HubSpot-contact aanmaken zonder x-bees of Collaboration 7 te verlaten.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.