Een macro maken

Een macro bouwen, kiezen wie hem mag gebruiken, en de twee instellingen die bepalen of je team hem later nog terugvindt.

Een macro bouwen, kiezen wie hem mag gebruiken, en de twee instellingen die bepalen of je team hem later nog terugvindt.

Een macro maken

1. Open het Beheercentrum, dan Workspaces, dan Hulpmiddelen voor agenten > Macro's.
2. Klik op Macro maken.
3. Vul de macronaam in. Zie hieronder, want dat telt zwaarder dan het lijkt. De beschrijving eronder is optioneel, en toch de moeite waard voor wie jouw macro's later erft.
4. Kies bij Beschikbaar voor uit All agents, Agents in group of Me only. De groepsoptie vraagt Suite Growth of Support Professional en hoger; op de pakketten daaronder kies je tussen iedereen en jezelf.
5. Klik op Add action, kies de actie en vul in wat hij nodig heeft: de opmerking die wordt ingevoegd, velden die worden gezet, tags die erbij komen, de status die verandert. Eén klik op Add action per actie.
6. Klik op Create.

Noem hem zo dat hij te vinden is

Agents zoeken macro's door een paar letters te typen, dus de naam is de zoekterm. Noem hem naar de situatie waarin de agent zit, niet naar het interne proces: "Instructies wachtwoord herstellen" en niet "WW-HST-01".

Twee dubbele punten in een naam maken een categorie, dus "Facturatie::Creditering goedgekeurd" zet de macro onder Facturatie. Zo houden teams met vijftig macro's ze doorzoekbaar.

Openbaar of intern is een tweede actie

De tekst schrijven is de actie Comment/description. Of die tekst bij de klant komt, regelt een aparte actie: Comment mode, op Public of Private. Voeg je alleen de eerste toe, dan erft de macro de stand waarin de editor van de agent toevallig staat.

Dat is de gebruikelijke macrofout: een overdrachtsnotitie voor collega's belandt bij de klant, omdat niemand die tweede actie heeft toegevoegd en één agent zijn editor op openbaar had staan.

Test hem voordat je hem deelt

Zet hem eerst op Me only, pas hem toe op een echt ticket zonder te verzenden, en lees wat eruit komt. Verbreed hem daarna. Een macro die bij de eerste keer opslaan meteen met iedereen wordt gedeeld is een fout die zich snel verspreidt.

Ruimte om dat te doen is de beperking niet: een account houdt tot vijfduizend gedeelde macro's. Of je agents daarin nog iets terugvinden is de beperking, en daar zijn de naamgeving en de categorieën voor.

Zie ook

• Macro's ordenen met categorieën
• Plaatsaanduidingen gebruiken in een macro
• Waarom mijn macro het veld niet zet