Beperkte inhoud in e-mailmeldingen

Dit gaat over artikelmeldingen aan volgers van een sectie, en alleen wie al toegang heeft ziet ooit de inhoud.

Deze instelling gaat over de artikelmeldingen die per e-mail naar volgers van een sectie gaan als daar een nieuw artikel wordt gepubliceerd, en alleen mensen die het artikel al mogen bekijken zien ooit de inhoud. Dat versmalt de afweging aanzienlijk vergeleken met hoe die meestal wordt beschreven.

Instellen

1. Klik in Guide in de zijbalk op het pictogram Settings.
2. Ga naar het gedeelte Security.
3. Zet Allow email notifications for restricted articles aan of uit.

Wat het verandert

Van openbare artikelen staat de volledige inhoud sowieso al in deze e-mails, los van deze instelling. Je beslist hier alleen hoe beperkte artikelen zich gedragen.

Het argument om hem aan te zetten

Intern gebruik. Collega's die een sectie volgen krijgen het antwoord in het bericht in plaats van een link, een aanmelding en een tweede keer kijken. Is het publiek je eigen personeel, dan is dat gewoon beter.

Het argument om hem uit te zetten

E-mail verlaat je beheer. Hij wordt doorgestuurd, blijft jarenlang in postvakken staan en wordt gelezen op apparaten waar je niets van weet. De rechtencontrole vindt één keer plaats, bij het versturen; daarna is de inhoud een bericht waarvan iemand anders eigenaar is.

De vraag is dus niet of de verkeerde persoon hem ontvangt. De vraag is of je het goed vindt dat de inhoud überhaupt buiten het Help Center bestaat.

Hoe je kiest

Kijk naar wat er werkelijk beperkt is. Zijn het interne procesnotities, dan is aan redelijk. Zit er iets vertrouwelijks bij, dan uit, en neem de extra klik voor lief.

Bestaan beide soorten, dan is de veiligere instelling met een aparte route voor het interne geval beter dan één gemakkelijke instelling die je overal op toepast.

Vertel het de mensen die secties volgen

Staat hij aan, dan moeten zij weten dat wat in hun postvak binnenkomt het beperkte artikel zelf is en niet een verwijzing ernaar. Dat is het verschil tussen een link doorsturen, wat onschuldig is, en de mail doorsturen, wat dat niet is.

Zie ook

• Artikelen alleen zichtbaar maken voor agents
• Wie ziet wat: gebruikerssegmenten uitgelegd
• Het kennisgedeelte in het contextvenster