Beheerrechten voor artikelen instellen

Je past deze toe op artikelniveau, niet op sectieniveau, en bewerken losknippen van publiceren is een Enterprise-optie en geen instelling die iedereen heeft.

Beheerrechten bepalen wie mag bewerken en publiceren, los van wie mag lezen. Twee dingen om te weten voordat je erop plant: je past ze toe op artikelniveau in plaats van sectieniveau, en bewerken losknippen van publiceren is een Enterprise-optie en geen instelling die iedereen heeft.

Er een toepassen op een artikel

1. Open het artikel en klik op Edit article, of open het via Manage articles in Knowledge admin.
2. Klik op het pictogram Article settings om het paneel uit te klappen.
3. Klik op de kaart Management.
4. Kies het recht.

Een Knowledge admin kan elk beheerrecht toepassen. Een agent kan alleen de rechten toepassen waar hij zelf onder valt, wat voorkomt dat iemand toegang weggeeft die hij niet heeft.

De ingebouwde keuzes

Je kunt ook een eigen recht bouwen op basis van een gebruikerssegment, en zo kom je aan een groep per onderwerp in plaats van een keuze tussen iedereen en niemand. Dat ene vraagt Suite Growth of hoger, want gebruikerssegmenten doen dat; de ingebouwde keuzes hierboven werken op elk Suite-abonnement.

Artikelniveau, niet sectieniveau

Rechten worden per artikel toegepast. Je kunt ze niet op een sectie of categorie zetten en artikelen die laten overerven, en dat is precies de aanname waarmee de meeste mensen binnenkomen.

Het praktische gevolg: een artikel naar een andere sectie verplaatsen verandert niets aan wie het mag bewerken, en een nieuw artikel in een goed geregelde sectie neemt die regeling niet over. Stel het per artikel in, elke keer.

Bewerken losknippen van publiceren is Enterprise

Waar nauwkeurigheid telt, is meer mensen laten schrijven en minder mensen laten publiceren de gewenste opzet, en Editors and Publishers is hoe je die krijgt. Op Professional is die scheiding er niet, dus reken op een beoordelingsstap die je zelf uitvoert in plaats van een die het product afdwingt.

Twee verschillende vragen

Zichtbaarheid is wie een artikel mag lezen. Beheerrecht is wie het mag wijzigen. Een artikel kan voor iedereen zichtbaar zijn en door drie mensen te bewerken, en dat is de normale opzet.

Die twee door elkaar halen levert de twee klassieke fouten op: een intern artikel dat iedereen kan lezen, en een openbaar artikel dat iedereen kan herschrijven.

Groepeer op onderwerp, niet op afdeling

De mensen die de facturatieartikelen zouden moeten bewerken zijn de mensen die facturatie kennen, en dat valt zelden samen met een vakje in een organogram. Rechten die op onderwerpen zijn gebouwd, overleven reorganisaties.

Kijk wat een medeschrijver werkelijk ziet

Vraag iemand uit de groep een artikel te openen en het te proberen. Een rechtenscherm lezen vertelt je wat je hebt ingesteld; iemand zien werken vertel je wat je hebt bereikt.

Zie ook

• Wie ziet wat: gebruikerssegmenten uitgelegd
• Een artikel aanmelden voor beoordeling
• Wat Team Publishing is