Een serviceaanvraag indienen namens iemand anders

Er moeten twee instellingen aanstaan voordat dit kan, en de eerste stelt elke gebruiker in je account bloot, over alle merken heen.

Er moeten twee instellingen aanstaan voordat iemand een aanvraag voor een ander kan indienen, en de eerste heeft een gevolg dat je wilt lezen voordat je hem aanzet: hij stelt elke gebruiker in je account bloot, over alle merken heen.

Aanzetten

1. Selecteer in Help center settings onder Service catalog de optie Allow end users to submit items for others. Door dit te selecteren bevestig je dat je de verantwoordelijkheid voor deze wijziging in toegang neemt.
2. Open elke dienst die dit moet aanbieden en selecteer Request on Behalf. Die optie is pas beschikbaar als de instelling hierboven aanstaat.
3. Dien een testaanvraag in voor een collega en controleer waar de meldingen terechtkomen.

Het zijn met opzet twee instellingen. De accountbrede maakt de mogelijkheid beschikbaar, de instelling per dienst bepaalt waar die daadwerkelijk verschijnt, zodat een dienst die nooit voor een ander aangevraagd zou moeten worden die optie niet toont.

Wat die eerste instelling werkelijk doet

Hij stelt alle accountgebruikers bloot, over alle merken heen. In een account voor medewerkersdienstverlening, waar elke eindgebruiker een interne collega is, is dat het bedoelde gedrag en de reden dat de functie bestaat.

Zitten er in je account ook externe klanten, denk er dan over na voordat je dit selecteert, want de blootstelling beperkt zich niet tot het merk dat je instelt.

Wat er bij indienen gebeurt

Die combinatie is precies de bedoeling: de aanvraag hoort bij degene voor wie hij is, en wie hem indiende kan hem toch volgen.

Waarom het veld Requester alles bepaalt

Meldingen, het portaaloverzicht en de eigen aanvraaggeschiedenis volgen allemaal de aanvrager. Dien je onder je eigen naam in, dan kan de collega voor wie het is de aanvraag niet zien, hoort hij niets als er voortgang is, en vraagt hij het aan je.

Het dekt niet iemand zonder account

De aanvrager kies je uit de gebruikers in je account, dus een nieuwe collega die nog geen account heeft, kun je niet selecteren. Dien in dat geval de aanvraag in onder iemand die wel bestaat en noem de nieuwe collega in de velden van de dienst zelf, zodat het uitvoerende team iets heeft om mee te werken zodra het account er is.

Goedkeuringen blijven gelden

Namens iemand aanvragen is niet namens iemand goedkeuren. Vereist een dienst een akkoord, dan vereist hij hetzelfde akkoord, en een leidinggevende die de aanvraag van het eigen team indient is dat niet automatisch.

Zie ook

• Het klantportaal: waar klanten hun aanvragen volgen
• Een bestaand ticket omzetten naar een serviceaanvraag
• Een servicecatalogus voor medewerkers bouwen