Met de hulp van Macro's kan je het werk in Zendesk een stuk makkelijker en sneller maken. Macro's zijn een soort snelkoppelingen. Met een druk op de knop, worden in één keer een serie voorgeprogrammeerde handelingen klaar gezet. Daarna hoeft de Agent enkel nog het Ticket te verzenden. Dit scheelt Agents erg veel tijd wanneer je bepaalde handelingen of berichten bijvoorbeeld dagelijks moet doen. Denk bijvoorbeeld aan een instructiemail voor het herstellen van een wachtwoord. De tekst van deze email zal altijd hetzelfde zijn, en met een Macro kan deze gemakkelijk en snel verstuurd worden.
Macro's kunnen vele acties uitvoeren:
- Schakelen tussen Openbare reacties of Interne opmerkingen
- Ticketformulieren kiezen
- Ticketvelden invullen
- Tags toevoegen, instellen of verwijderen
- De toegewezen Medewerker en/of Ticket Groep wijzigen
- Zijgesprek openen en vooraf invullen
- De Ticket Status aanpassen
- En nog veel meer...
Met Macro's kunnen vele acties dus samengevoegd worden. Zendesk geeft je de optie om te kiezen voor wie de Macro beschikbaar is - voor jezelf, agents in bepaalde groepen, of alle agenten.
Je kan Macro's op deze plek aanmaken:
- Open het Beheercentrum en kies in de zijbalk voor Workspaces en vervolgens voor Macro's.
Hieronder hebben we een voorbeeld van een Macro gemaakt:
Met deze Macro voeren we in één keer de volgende stappen uit:
- Het Ticketformulier wordt op standaardformulier gezet.
- De Prioriteit wordt op Hoog gezet.
- Er wordt een tag toegevoegd.
- De opmerkingsmodus wordt op Openbaar gezet. Deze opmerkingen zijn dus zichtbaar voor de klant, en zullen als bericht naar de klant gestuurd worden.
- De tekst voor het bericht wordt geplaatst. Hierin kan gebruik gemaakt worden van variabelen, die door Zendesk automatisch ingevuld worden. Zoals de naam van de Aanvrager, het Ticketnummer en het Ticketonderwerp. Er zijn nog vele andere variabelen beschikbaar, gemakkelijk te vinden door op de knop Beschikbare variabelen weergeven te klikken.
- De status wordt op In afwachting gezet.
Nu hoeft de Agent enkel nog op Verzenden te klikken, en alle wijzigingen worden doorgevoerd en opgeslagen.
Verzorg je klantcontact in meerdere talen? Plaats dan de placeholder van Dynamische Inhoud in je Macro's. Zendesk zal de voorkeurstaal van de aanvrager detecteren en de juiste taalversie van de Dynamische Inhoud plaatsen. Lees hier hoe je Dynamische Inhoud instelt.