Benodigde licentie
| Abonnement | Suite Enterprise of hoger, Knowledge Enterprise |
| Toegang | Agent |
Verificatie markeert een artikel als gecontroleerd, en meldt het als het opnieuw moet. Het antwoord op stilletjes verouderende inhoud.
Het probleem
Artikelen kondigen niet aan dat ze zijn verouderd. Een schermafbeelding van twee versies terug, een stap die niet meer bestaat, beleid dat is gewijzigd: het staat er allemaal en heeft met stelligheid ongelijk.
Niemand merkt het, want de mensen die het zouden merken zijn degenen die het antwoord al kennen.
Hoe verificatie werkt
Een artikel wordt als geverifieerd gemarkeerd door iemand die het heeft gecontroleerd, met een datum. Een regel bepaalt hoe lang dat geldt, en zodra dat verloopt gaat het artikel terug naar niet-geverifieerd en verschijnt het op de lijst Needs verification.
De regel draait wekelijks en de herinneringen gaan op maandag en woensdag uit, naar de eigenaar van het artikel. Is een groep eigenaar, dan krijgt elk lid van die groep de e-mail, en dat is óf nuttig óf een manier om te zorgen dat niemand zich verantwoordelijk voelt.
Verificatie is een intern signaal. Het staat in de artikellijst voor agents en admins; lezers krijgen het niet te zien.
Twee dingen bepalen of de eigenaar van een artikel het daadwerkelijk kan afvinken. Hij heeft publicatierechten nodig: een eigenaar zonder die rechten kan zijn eigen artikel niet verifiëren en blijft er herinneringen over krijgen. En een kennisbeheerder kan in bulk verifiëren, en dat is de uitweg uit een achterstand in plaats van twintig mensen twintig keer te laten klikken.
Aanzetten markeert alles als ongeverifieerd. Op de dag dat de functie beschikbaar komt, begint elk artikel in je kennisbank als ongeverifieerd. De eerste lijst is dus je hele kennisbank en de eerste ronde herinneringsmails gaat naar iedereen. Plan die week in plaats van erdoor overvallen te worden.
Stel de termijn in op de beweeglijkheid
Dat doe je met meerdere regels en niet met één instelling. Een regel combineert een frequentie met een filter, dus de sectie die een veranderend product volgt krijgt een andere termijn dan je stabiele procesartikelen. Twintig regels is het plafond, en dat is ruim meer dan welke verstandige opzet ook nodig heeft.
- Zes maanden voor alles wat een product volgt dat verandert.
- Een jaar voor stabiele procesartikelen.
- Korter voor alles met prijzen, data of juridische inhoud.
Niet-geverifieerd draai je niet terug. Zodra een regel artikelen op niet-geverifieerd heeft gezet, blijven ze op de lijst en in de herinneringsmails staan tot iemand ze verifieert, ook als je de regel die ze daar zette wijzigt of verwijdert. Een te scherp ingestelde regel kun je dus niet intrekken; de enige weg is erdoorheen, artikel voor artikel.
Eén termijn voor alles betekent of stabiele artikelen zinloos controleren, of beweeglijke laten afdrijven.
Iemand moet het doen
Verificatie levert een lijst op. Zonder een persoon en een ritme groeit die lijst en wordt hij genegeerd, en heb je een cijfer toegevoegd in plaats van het probleem opgelost.
Een uur per maand, beginnend bij de oudste, houdt een kennisbank eerlijk.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.