Records toevoegen en beheren

Records in een object krijgen, ze actueel houden, en de vraag welk systeem eigenaar is van de gegevens.

Records in een object krijgen, ze actueel houden, en de vraag welk systeem eigenaar is van de gegevens.

Drie manieren erin

• Met de hand, vanaf de recordpagina. Prima voor een paar tientallen.
• Bulksgewijs importeren, vanuit een bestand. De route voor een bestaande lijst.
• Via de API, vanuit het systeem dat eigenaar is van de gegevens. De route voor alles wat verandert.

Er een met de hand toevoegen

1. Klik in Support op Aangepaste objecten in de zijbalk en kies het object.
2. Voeg het record toe en vul de velden in.
3. Klik op Opslaan.

Er een wijzigen gaat net zo: klik op de naam van het record, klik op Bewerken, pas de waarden aan en sla op. Verwijderen zit op hetzelfde scherm, en met de selectievakjes haal je er tot honderd tegelijk weg.

Een lijst importeren

1. Klik in het Beheercentrum op Objecten en regels en kies Extra > Data importer. Klik op Import.
2. Kies bij Import type tussen Create only, Update only en Create and update.
3. Kies het object bij Target destination en upload het CSV-bestand bij File upload.
4. Klik op Next, controleer de veldkoppeling, klik nog een keer op Next en daarna op Start import.

Het bestand moet UTF-8 zijn, met een kopregel waarin name staat. Zet er ook bij de eerste import een external_id in: daarop koppelt een latere update, en zonder dat veld maakt elke volgende import dubbele records in plaats van bij te werken wat er staat.

De vraag die alles bepaalt

Wie is eigenaar van deze gegevens? Staan contracten in je financiële systeem, dan houdt Zendesk een kopie, en een kopie veroudert tenzij iets hem bijhoudt.

• Zendesk is eigenaar: onderhoud het hier, en zorg dat iemand ervoor verantwoordelijk is.
• Een ander systeem is eigenaar: houd hem automatisch bij en behandel de kopie in Zendesk als alleen-lezen voor agents. Zendesk heeft daar vanaf Suite Growth een ingebouwde datasync voor, eenrichtingsverkeer met het andere systeem als bron; die koppelt op dit moment alleen met Salesforce, dus voor al het andere blijft de API de route.

Het gaat mis in het midden: een kopie die één keer is geïmporteerd, af en toe door agents wordt bewerkt, en van de bron afdrijft. Binnen een jaar vertrouwt niemand hem meer.

Bruikbaar houden

Records van dingen die zijn afgelopen markeer je als zodanig in plaats van ze te verwijderen, zodat oude tickets nog te begrijpen zijn. Een statusveld op het object regelt dat, en dat moet je bij het ontwerp beslissen en niet erna.

Zie ook

• Records van aangepaste objecten in bulk importeren
• De recordpagina van een aangepast object
• Een aangepast object maken