Benodigde licentie
| Abonnement | Elk abonnement |
| Toegang | Admin |
Een kopie van elke uitgaande melding kan naar een adres van jouw keuze, meestal vanwege een verplichting om te archiveren.
Aanzetten
- Open het Beheercentrum, dan Objecten en regels, dan Tickets, dan Settings.
- Klap Assignments and notifications uit en zoek de archiveringsinstelling.
- Vul het externe adres in dat de kopieën moet ontvangen. Elke uitgaande melding gaat daar als BCC heen.
- Sla op.
Wanneer je dit nodig hebt
Moet je uitgaande correspondentie bewaren in een vastleggingssysteem buiten Zendesk, dan voed je dat hiermee. Die verplichting komt het vaakst voor in de financiële dienstverlening en de zorg, en ze geldt voor de e-mail die je agenten versturen, niet alleen voor de tickets.
Richt het op een systeem, niet op een persoon
Dit levert een kopie op van elke melding die je account verstuurt, en dat is een groot volume. Het hoort in een archiveringssysteem of in een aparte postbus met ruime opslag, nooit in iemands inbox.
Zendesk benoemt de valkuil expliciet: gebruik geen Gmail- of Yahoo-adres. Allebei hanteren ze snelheidslimieten en zijn ze niet gebouwd voor dit soort verkeer, dus een gratis account laat juist het archief vallen waar je op rekende.
Zorg dat de bestemming niet antwoordt
Een archiefadres met een automatisch antwoord, of een dat terugstuurt naar Zendesk, maakt een loop. Controleer dat de bestemming stil accepteert.
Het is geen back-up
Het waard om daar duidelijk over te zijn. Het legt uitgaande meldingen vast, niet je tickets, niet inkomende post, en niets wat een agent als interne opmerking schreef. Waar de eis is het hele verslag te bewaren, is dit niet het middel.
Eén uitzondering is het waard bij naam te kennen: meldingen uit zijgesprekken worden niet gearchiveerd. Juist de correspondentie met een leverancier of een andere afdeling, die iemand er later vaak bij wil hebben, is dus wat hier ontbreekt.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.