Procedures bekijken en beheren

De set procedures kloppend houden. Ze beschrijven je processen, dus ze verouderen op het moment dat een proces verandert.

De set procedures kloppend houden. Ze beschrijven je processen, dus ze verouderen op het moment dat een proces verandert.

Ze beheren

1. Open de procedures in de AI-instellingen.
2. Bekijk wat er is en wanneer elke procedure voor het laatst is gewijzigd.
3. Bewerk, zet uit of verwijder.
4. Test alles wat je hebt gewijzigd.

Geef elke procedure een eigenaar

Degene die verantwoordelijk is voor dat proces, niet de admin die hem heeft ingetypt. Verandert het retourbeleid, dan hoort de eigenaar van retouren degene te zijn die weet dat de procedure moet worden bijgewerkt.

Zonder dat worden procedures onderhouden door wie het opvalt, en dat is niemand.

Let op overlappingen

Twee procedures die vrijwel dezelfde zaak dekken laten de AI kiezen, en soms kiest hij de oudste. Overlappen er twee, voeg ze dan samen of scherp het "wanneer hij geldt" aan tot de grens duidelijk is.

Zet uit in plaats van te verwijderen

Een procedure voor een proces dat stilligt kun je uitzetten en weer aanzetten. Verwijderen betekent herschrijven, en de versie die je herschrijft wordt slechter dan die drie keer was gecorrigeerd.

Koppel de controle aan het proces

Elke beleidswijziging, prijswijziging of nieuw product betekent de procedures nalopen die het raakt. Dat is het moment waarop ze breken, en het is het moment waarop niemand eraan denkt.

Lees ze elk kwartaal door

Achter elkaar, als geheel. Tegenstrijdigheden tussen procedures zijn stuk voor stuk onzichtbaar en samen gelezen overduidelijk.

Zie ook

• Een eerdere versie van een procedure terugzetten
• Door AI gegenereerde procedures aan- of uitzetten
• Een procedure schrijven