Aangepaste rollen beheren

Rollen kloppend houden terwijl de organisatie verandert. Ze lopen weg van de werkelijkheid, en niemand merkt het omdat er niets stukgaat.

Rollen kloppend houden terwijl de organisatie verandert. Ze lopen weg van de werkelijkheid, en niemand merkt het omdat er niets stukgaat.

Ze nalopen

1. Klik in het Beheercentrum op Personen en kies Team > Rollen. De lijst toont per rol het type en de kolom Teamleden met het aantal.
2. Open een rol met het optiemenu en Bewerken om te lezen wat hij toestaat. Met Rollen vergelijken zet je er twee naast elkaar, en dat gaat sneller dan ze allebei doorlezen.
3. Haal rollen weg die niemand gebruikt: optiemenu, Verwijderen. Een rol met agents erop kun je niet verwijderen, dus verplaats ze eerst.
4. Voeg rollen samen die vrijwel gelijk zijn geworden. Met Klonen bouw je de samengevoegde rol zonder bij nul te beginnen.

Mensen overzetten doe je op de rol zelf: Bewerken, dan Rol toewijzen in het actiemenu, en daarna de teamleden kiezen. Een account kan 197 aangepaste rollen bevatten, een grens die je niet gaat halen en die geen argument is om er honderd te hebben.

Rollen groeien alleen maar

Iemand heeft één machtiging extra nodig, die wordt toegevoegd, en er gaat er nooit een af. Na twee jaar staat een rol die smal was bedoeld bijna alles toe, en dat heeft niemand besloten.

Eén keer per jaar lezen wat een rol werkelijk toestaat, is het enige wat dat opmerkt.

Let op bijna-dubbelen

Twee rollen die één machtiging verschillen zijn meestal één rol plus een uitzondering uit het verleden. Ze samenvoegen haalt een beslissing weg die niemand zich herinnert genomen te hebben.

Een rol wijzigen raakt iedereen met die rol

Een machtiging toevoegen geeft die meteen aan elke houder. Kijk voor het opslaan wie dat zijn, want degene die het vroeg is zelden de enige die het treft.

Lege rollen

Een rol waar niemand op staat is óf klaar óf vergeten. Haal hem weg, zodat de lijst kort genoeg blijft dat mensen hem lezen bij het toewijzen.

Koppel de controle aan reorganisaties

Een team dat splitst of samengaat is precies het moment waarop rollen niet meer op de werkelijkheid slaan, en precies het moment waarop niemand aan Zendesk-machtigingen denkt.

Leg vast wat er is veranderd

Wat je hebt gewijzigd en waarom. De auditlog toont de wijziging; alleen een aantekening legt de redenering uit, en dat is wat de volgende controle mogelijk maakt.

Zie ook

• Aangepaste rollen maken
• Gegevens van teamleden exporteren
• De auditlog bekijken