Aangepaste objecten gebruiken in actieworkflows

Actieworkflows kunnen records van aangepaste objecten lezen en schrijven, waardoor een workflow met AI op je eigen bedrijfsgegevens kan handelen.

Actieworkflows kunnen records van aangepaste objecten lezen en schrijven, waardoor een workflow met AI op je eigen bedrijfsgegevens kan handelen.

Wat dit mogelijk maakt

Een workflow kan het record opzoeken waar een ticket naar wijst, met wat hij vindt bepalen wat er moet gebeuren, en het bijwerken. Zo kan een workflow richting de agent de status van een contract controleren voordat hij iets aanbiedt, in plaats van de agent te vragen dat na te kijken.

Bouwen

1. Open Actieworkflow onder Apps en integraties.
2. Voeg de stap toe die het record leest. Welke dat is hangt af van wat je hebt: Lookup custom object record als je de record-ID al hebt, meestal uit een eerdere stap, en Search for custom object record als je hem op zijn kenmerken moet vinden.
3. Gebruik de velden ervan in de voorwaarden van latere stappen.
4. Voeg eventueel een stap toe die het record bijwerkt.
5. Test met records in elk van de toestanden waarop je vertakt.

Lookup of search

Twee stappen lezen dezelfde records en ze beantwoorden verschillende vragen.

Lookup custom object record neemt een record-ID en geeft dat ene record terug. Dat is de stap voor een record waar het ticket of de gebruiker al naar wijst, waarbij een eerdere stap in de stroom je het ID als variabele aanreikt.

Search for custom object record neemt in plaats daarvan een objecttype met voorwaarden, en kan meerdere records teruggeven. Je stelt filtervoorwaarden in de vorm categorie, operator, waarde, tot drie lagen diep genest; een zoekterm die tegen elk tekstveld op het record wordt gehouden; een sorteervolgorde op naam, aanmaakmoment of laatste wijziging; een paginagrootte; en de richting van die sortering. Laat je de sorteervolgorde weg, dan komen de resultaten op relevantie terug.

Grijp naar lookup als je weet welk record je bedoelt en naar search als je er een beschrijft. Een search die meerdere records teruggeeft waar je er een verwachtte is de gewone manier waarop dit misgaat, dus bepaal wat de stroom met het tweede resultaat doet voordat je hem bouwt.

Wees voorzichtig met schrijven

Een workflow die leest is risicoarm. Een workflow die schrijft, wijzigt automatisch bedrijfsgegevens, en zijn die gegevens vanuit een ander systeem gesynchroniseerd, dan gaat de wijziging bij de volgende synchronisatie verloren of, erger, hij wordt doorgegeven.

Beslis expliciet of Zendesk naar dit object mag schrijven, en houd waar het antwoord nee is de workflows erop alleen-lezen.

Test het geval zonder record

Het ticket kan geen record gekoppeld hebben. Een workflow die ervan uitgaat dat er een is, gedraagt zich onvoorspelbaar als dat niet zo is, en dat is het geval dat in de eerste week het vaakst voorkomt.

Zie ook

• Een actieworkflow bouwen
• Records toevoegen en beheren
• Wat de actiesamensteller is