Benodigde licentie
| Abonnement | Elk abonnement |
| Toegang | Admin |
Een eindgebruikersschema zoekt doorlopend naar mensen die de door jou ingestelde periode niet actief zijn geweest, en verwijdert die. De meeste accounts verzamelen gebruikers die jaren geleden één keer schreven: een naam en een e-mailadres die je zonder doel bewaart, en dat is precies wat een bewaarbeleid moet voorkomen.
Er een maken
- Open Admin Center > Account > Security > Deletion schedules.
- Maak een eindgebruikersschema.
- Stel in welke periode van inactiviteit meetelt.
- Kijk hoeveel gebruikers daaronder vallen voordat je het aanzet.
Zodra het aanstaat, begint het verwijderen binnen 72 uur nadat iemand aan de voorwaarden voldoet.
De klok begint opnieuw bij elke activiteit
Verwijdert je schema na een jaar inactiviteit en reageert iemand in maand elf op een ticket, dan wordt hij niet verwijderd. De klok begint opnieuw en hij komt een jaar na die reactie in aanmerking.
Dat maakt het schema aanzienlijk veiliger dan het klinkt, en het is het antwoord op de zorg dat een terugkerende klant tussen twee contacten door verdwijnt.
Gebruikers met open tickets worden overgeslagen
Wie nog aanvrager is van een ticket dat niet gesloten is, kan helemaal niet worden verwijderd. Handmatig proberen levert op:
User is requester on [x number of] tickets that are not closed
Eén neveneffect: staat de persoon alleen in de CC van niet-gesloten tickets in plaats van aanvrager te zijn, dan wordt hij wel als CC van die tickets verwijderd.
Wat er met hun tickets gebeurt
De tickets blijven staan. De naam van de persoon in systeemvelden wordt Permanently Deleted User, en de gesprekken blijven zoals ze waren. Dit schema ruimt dus records op en geen inhoud: wat er persoonlijk in een ticket staat, moet apart worden geredigeerd, en dat gaat makkelijker voordat het profiel weg is.
Inactief is niet hetzelfde als weg
Een klant die drie jaar niet heeft geschreven, kan nog steeds klant zijn. Zitten er in jouw bedrijf lange gaten tussen contacten, baseer de periode dan op iets beters dan stilte.
De volgorde wordt voor je bepaald
Er draait er maar één tegelijk, tenzij je de add-on Advanced Data Privacy and Protection hebt. Wil je ook een ticketschema, dan kies je welke van de twee actief is in plaats van ze allebei te laten lopen, dus bepaal welk beleid dit kwartaal zwaarder weegt.
Let op agents
Dit gaat over eindgebruikers en niet over agents. Controleer dat er niemand tussen valt die toegang moet houden, zeker in accounts waar personeel ook als eindgebruiker voorkomt.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.