Wat verwijderingsschema's doen

Een verwijderschema haalt gegevens weg zodra ze een bepaalde leeftijd bereiken, en blijft dat doen zonder dat iemand opnieuw beslist.

Een verwijderschema haalt gegevens weg zodra ze een bepaalde leeftijd bereiken, en blijft dat doen zonder dat iemand opnieuw beslist. Tickets, bijlagen, eindgebruikers, records van aangepaste objecten en gesprekken van AI-agents hebben elk hun eigen schema. Je vindt ze in Admin Center > Account > Security > Deletion schedules.

De grens die mensen verrast

Een ticketschema raakt alleen gearchiveerde tickets, en een ticket is gearchiveerd zodra het langer dan 120 dagen gesloten is. Een schema kan dus niets weghalen dat jonger is, welke termijn je ook instelt, en wie er een inricht en de volgende ochtend kijkt, concludeert dat het stuk is.

De grens van één actief schema is de andere planningsbeperking. Je kunt er tien klaarzetten en er één laten lopen, tenzij je de add-on Advanced Data Privacy and Protection hebt, waarmee er tien tegelijk kunnen draaien.

Waarom een schema de moeite is

Een bewaarbeleid dat niemand handhaaft, is een document. Een schema is het beleid dat werkelijk gebeurt, zonder afhankelijk te zijn van iemand die eraan denkt.

Waarom het ook het risico is

Het draait of de termijn nu goed stond of niet. Een schema met een ruimere reikwijdte dan bedoeld haalt heel veel weg, efficiënt, en verwijderde gearchiveerde tickets zijn niet terug te halen. Na de eerste keer vraagt niets meer of je het zeker weet.

Verwijderen is geen redigeren

Redigeren haalt informatie uit een ticket en houdt het ticket. Verwijderen haalt het record helemaal weg, ook uit je rapportage. Bij een verzoek van een betrokkene is redigeren meestal het juiste; bij bewaartermijnen is verwijderen wat het beleid bedoelt.

Die twee zitten elkaar ook in de weg, en precies de kant op die niemand verwacht. Een schema telt vanaf de laatste wijziging van het ticket en niet vanaf de dag dat het sloot, dus een ticket dat binnen die periode is gewijzigd wordt overgeslagen. Redigeren is een wijziging. Handel je een privacyverzoek af door te redigeren, dan valt datzelfde ticket stilletjes buiten het bewaarschema en blijft het staan.

Het raakt je historie

Verwijderde tickets verdwijnen uit Explore. Een schema dat alles ouder dan een jaar weghaalt, maakt een einde aan vergelijken met vorig jaar, en dat ontdekt later iemand die een rapport bouwt. Bepaal welke geaggregeerde historie je nodig hebt voordat je het detail weghaalt.

Begin bij bijlagen

De meeste opslag, het meeste risico, de minste rapportagewaarde. Dat is het schema met de beste verhouding tussen opbrengst en spijt.

Zie ook

• Een verwijderingsschema voor tickets maken
• Een verwijderingsschema voor bijlagen maken
• Bewaartermijnen instellen
• Een verwijderingsschema voor AI-gesprekken maken