Verwijderingsschema's maken voor records van aangepaste objecten

Bewaartermijnen voor de records die je zelf hebt gedefinieerd. Makkelijk te vergeten, want ze zijn gebouwd voor een doel dat inmiddels voorbij kan zijn.

Bewaartermijnen voor de records die je zelf hebt gedefinieerd. Makkelijk te vergeten, want ze zijn gebouwd voor een doel dat inmiddels voorbij kan zijn.

Er een maken

1. Open het Beheercentrum, dan Account, dan Beveiliging, dan Verwijderingsschema's.
2. Kies het aangepaste object.
3. Zet de leeftijd waarop records worden weggehaald.
4. Kijk eerst wat er van die records afhangt.

Kijk eerst naar de afhankelijkheden

Records van aangepaste objecten worden meestal vanuit tickets aangehaald: een activum, een contract, een apparaat. Het record verwijderen kan die verwijzingen naar niets laten wijzen.

Kijk wat er aan het object hangt voordat je een termijn instelt.

Ze bevatten ook persoonsgegevens

Een object met de apparaten, adressen of contractgegevens van klanten bevat persoonsgegevens, en valt onder dezelfde verplichtingen als al het andere. Het is ook het deel dat het vaakst buiten een bewaarcontrole valt, omdat het is gebouwd door iemand die een specifiek probleem oploste.

Bewaren is geen enkel getal

Een record van een activum overleeft waarschijnlijk de tickets erover. Een tijdelijke registratie voor een evenement niet. Elk object verdient een eigen termijn in plaats van die van tickets te erven.

Objecten die niet meer worden gebruikt

Vrijwel elk account heeft er een die voor een afgelopen project is gebouwd. Die records dienen niets en zijn nog steeds jouw verantwoordelijkheid, en dit is een goed moment om ze op te merken.

Test eerst op een klein object

Draai het op iets met weinig belang om het effect te zien, en pas het daarna breder toe. Het mechanisme is hetzelfde en het vertrouwen verhuist mee.

Zie ook

• Wat verwijderingsschema's doen
• Je verwijderingsschema's beheren
• Aangepaste velden voor gebruikers en organisaties