Een gesprek doorverbinden, in de wacht zetten en parkeren

Drie manieren om een gesprek ergens anders neer te leggen, en hoe je kiest zodat de beller er niet de dupe van wordt.

Drie manieren om een gesprek ergens anders neer te leggen, en hoe je kiest zodat de beller er niet de dupe van wordt.

In de wacht

Pauzeert het gesprek en speelt wachtmuziek af. De beller hoort jou niet, en dat is de bedoeling: gebruik het als je een collega iets wilt vragen, in plaats van je hand op de microfoon te leggen en te hopen.

Kom binnen dertig seconden terug of zeg even iets. Stilte met muziek is kort prima en na een minuut ongemakkelijk.

Doorverbinden met ruggespraak

1. Zet de beller in de wacht.
2. Bel je collega en vertel wie er wacht en waar het over gaat.
3. Verbind ze met elkaar door.

Trager voor jou, veel beter voor de beller. Die hoeft zijn verhaal niet te herhalen, en je collega wordt niet overvallen. Doe dit standaard.

Doorverbinden zonder ruggespraak

Het gesprek gaat er meteen doorheen, zonder introductie. Goed voor een centrale waar de bestemming voor de hand ligt en er zeker iemand zit.

Slecht voor een klant die net twee minuten zijn probleem heeft uitgelegd, want die legt het opnieuw uit aan een collega die van niets weet.

Vanaf een bureautoestel

Zonder scherm om op te klikken lopen doorverbindingen via feature codes. Kies de code tijdens het gesprek, dan het toestelnummer of telefoonnummer, en sluit af met #. Die laatste toets wordt het vaakst vergeten, en zonder gebeurt er niets.

Die laatste telt: blijkt je collega toch niet beschikbaar, dan ben je de beller niet kwijt.

Parkeren

Zet het gesprek in een genummerd vakje dat elk toestel kan oppakken. Handig als de juiste persoon ergens in het pand is in plaats van aan zijn bureau: parkeer het, roep het nummer om, en hij pakt het op waar hij ook staat.

Geparkeerde gesprekken wachten niet eeuwig. Haalt niemand het op, dan komt het gesprek terug in plaats van stilletjes te blijven staan.

Een gesprek naar je eigen andere toestel halen

Druk tijdens een gesprek op *5 en al je andere toestellen gaan rinkelen, zodat je het gesprek op je mobiel oppakt terwijl je je bureau verlaat. *5 intoetsen op dat andere toestel doet hetzelfde vanaf de andere kant.

Geen doorverbinden en geen parkeren: de beller blijft bij jou, je wisselt alleen van toestel.

Snel kiezen

• Even iets vragen? In de wacht.
• Naar een specifieke persoon? Doorverbinden met ruggespraak.
• Voor de hand liggende bestemming, er zit zeker iemand? Zonder ruggespraak.
• Persoon is in het pand maar niet aan een bureau? Parkeren en omroepen.
• Verlaat je je bureau midden in een gesprek? *5, en ga verder op je mobiel.

Zie ook

• Bellen en gebeld worden in Collaboration 7
• Functietoetsen op je bureautoestel gebruiken