Gebruikers automatisch op domein aan een organisatie toevoegen

Gebruikers die op hun e-maildomein aan een organisatie worden gekoppeld. Of je bestaande gebruikers meekomen, hangt van één ding af: geverifieerde adressen.

Gebruikers worden op hun e-maildomein automatisch aan een organisatie toegevoegd, bij hun eerste aanvraag of bij registratie. Of de gebruikers die je al hebt meekomen, hangt van één ding af: of hun adres is geverifieerd.

Inrichten

1. Open de organisatie en voeg haar e-maildomeinen toe.
2. Sla op.
3. Controleer of een nieuwe gebruiker van dat domein wordt toegewezen.
4. Zoek bestaande gebruikers van dat domein die niet zijn meeverhuisd en voeg die met de hand toe.

Wat er gebeurt met de gebruikers die je al hebt

Geverifieerde adressen verhuizen vanzelf. Gebruikers met een geverifieerd e-mailadres op dat domein worden aan de organisatie toegevoegd zodra de koppeling wordt gemaakt, dus stap vier gaat alleen nog over wat overblijft.

Ongeverifieerde adressen niet. Wie een ticket indiende voordat de koppeling bestond en zijn adres nooit heeft geverifieerd, moet met de hand worden toegevoegd. Niets signaleert dat, en daarom bestaat stap vier überhaupt.

Mogen gebruikers bij meerdere organisaties horen, dan worden bestaande gebruikers toegevoegd aan de nieuwe organisatie met het gedeelde domein en houden ze de organisaties die ze al hadden. De wijziging is niet altijd meteen zichtbaar.

De regel waar mensen op stuklopen

Voeg je een domein toe aan een organisatie terwijl dat domein al aan een andere organisatie is gekoppeld, dan worden nieuwe gebruikers alleen gekoppeld aan de eerste organisatie alfabetisch op naam. Dat geldt ook als je gebruikers bij meerdere organisaties laat horen.

Een gedeeld domein verdeelt gebruikers dus niet over beide organisaties: het kiest er stilletjes één, op alfabet. Verwachtte je allebei, kijk dan welke naam vooraan staat.

Voeg elk domein toe, en nooit een publiek domein

Bedrijven gebruiken er meerdere: een oude naam na een rebranding, een landendomein, een dochteronderneming. Gebruikers op de domeinen die je miste blijven zonder organisatie, en niets signaleert dat.

En koppel nooit een algemeen consumentendomein. Het is de voor de hand liggende waarschuwing en het gebeurt toch, en het zet duizenden onverwante mensen in één organisatie, wat traag uit elkaar te halen is.

Zie ook

• Organisaties maken en beheren
• Hoe werk ik gebruikers in bulk bij
• Kan ik rapporteren over het e-maildomein van gebruikers