Gebruikers opschorten en verwijderen

Twee heel verschillende handelingen, en het verschil is groter dan het lijkt. Schorsen is omkeerbaar; verwijderen lukt niet bij een openstaand ticket.

Twee heel verschillende handelingen, en het verschil is groter dan het lijkt. Schorsen is omkeerbaar; verwijderen lukt niet bij een openstaand ticket.

Iemand opschorten

1. Klik in Support in de zijbalk op Klanten en klik op de naam van de persoon.
2. Klik rechtsboven op het menu met gebruikersopties en kies Gebruiker opschorten.
3. Kies voor welke kanalen het geldt: Messaging of All channels.
4. Kies een reden, zet er een toelichting bij als die de volgende lezer helpt, en klik op Gebruiker opschorten.

Terugdraaien doe je vanuit het profiel met Unsuspend linksboven, of via Klanten > Suspended users en dan Unsuspend in het optiemenu.

Die derde stap is nieuwer dan de gewoonte van de meeste mensen: opschorten gaat tegenwoordig per kanaal, dus wie je op messaging opschort, kan nog steeds mailen.

Wat opschorten doet

Wie geschorst is, kan niet meer inloggen, kan geen tickets aanmaken en krijgt geen meldingen meer. Nieuwe verzoeken vanaf zijn geregistreerde identiteiten komen in de weergave Opgeschorte tickets in plaats van in je wachtrij, dus er gaat niets verloren. Hij krijgt geen bericht dat hij is geschorst.

Alles van hem blijft bewaard en het is met één klik terug te draaien, en daarmee is het het juiste antwoord bij spambronnen, bij iemand die zich misdraagt, en bij iedereen die je misschien weer nodig hebt.

Een eindgebruiker verwijderen

1. Ga in Support naar Klanten, zoek de persoon op en klik op de naam.
2. Klik rechtsboven op het pijltje met gebruikersopties en kies Verwijderen.
3. Klik op OK om te bevestigen.

Wil je iemand binnen die dertig dagen al weg hebben, dan gaat een admin naar Beheercentrum > Personen > Verwijderde gebruikers > Verwijderde gebruikers en kiest hem uit de lijst. De naam staat er twee keer omdat de pagina in een gelijknamige rubriek zit; dat is geen typefout.

Verwijderen wordt in meer gevallen geblokkeerd dan toegestaan

Je kunt iemand niet verwijderen die aanvrager is van een ticket dat niet gesloten is. De poging mislukt met een foutmelding. De weg eromheen is de aanvrager op die tickets wijzigen of ze eerst sluiten, en geen van beide doe je even snel.

Hetzelfde geldt voor tijdelijke gebruikers die bij het delen van tickets zijn ontstaan en voor gebruikers die via de oude Chat zijn aangemaakt.

En het gaat niet meteen

Een verwijderde eindgebruiker wordt zacht verwijderd en staat in de rij voor definitieve verwijdering na 30 dagen. Een beheerder kan dat versnellen, en dat is meestal wat een privacyverzoek nodig heeft. Tot dat moment is het record uit de weg in plaats van weg, en daarna is de verwijdering niet meer terug te draaien.

Die dertig dagen tellen tijdens een incident: onder druk verwijderen is een maand lang terug te draaien, en het meteen forceren niet.

Wie het mag

Een agent heeft toegang tot alle tickets nodig om een eindgebruiker te verwijderen, en diezelfde toegang om er een te schorsen, want schorsen vraagt het recht om gebruikersprofielen te bewerken. Op Enterprise komt die bevoegdheid uit de aangepaste rol van de agent. Alleen beheerders kunnen eindgebruikers in bulk verwijderen.

Schors eerst, vrijwel altijd

Het lost het directe probleem op en laat de beslissing om te verwijderen over aan een rustiger moment. De redenen om echt te verwijderen zijn smal: een geverifieerd verwijderingsverzoek, een per ongeluk aangemaakt record zonder echte geschiedenis, of een bewaarbeleid dat het voorschrijft.

Niet "opruimen". Gebruikers bewaren kost niets en ze weghalen levert niets op.

Overweeg redigeren in plaats daarvan

Bij een verwijderingsverzoek voldoet persoonsgegevens uit tickets redigeren en uit het record halen vaak aan de verplichting, terwijl de operationele geschiedenis blijft staan, en het loopt niet vast op openstaande tickets. Ga na wat er werkelijk wordt gevraagd voordat je iets verwijdert.

Zie ook

• Kan ik een verwijderde gebruiker of organisatie terughalen
• Aangetroffen persoonsgegevens redigeren
• Een verzoek van een betrokkene afhandelen