Benodigde licentie
| Abonnement | Elk abonnement |
| Toegang | Admin |
Voicemail maakt van een gemiste oproep een ticket met een opname, en dat voorkomt dat telefoon het kanaal wordt waar dingen verdwijnen.
Inrichten
- Open het Beheercentrum, dan Kanalen, dan Spraak en e-mail, dan Talk.
- Bewerk op het tabblad Lijnen het nummer en open het tabblad Voicemail.
- Controleer of Voicemail aanstaat. Dat is standaard zo, dus het echte werk zit in de volgende stap.
- Kies bij Begroeting (voicemail aan) wat bellers horen.
- Stel op het tabblad Instellingen van Talk in wanneer bellers er terechtkomen: Maximum lengte van wachtrij en Maximum wachttijd van wachtrij.
- Bel het nummer, spreek een bericht in en controleer of er een ticket verschijnt.
Bellers komen ook bij de voicemail als er geen agents beschikbaar zijn, en door 1 in te toetsen waar je begroeting dat aanbiedt. Die keuze is niet vanzelfsprekend: hij komt uit de standaardbegroeting Begroeting voor beschikbare agenten (voicemail aan), die de beller vraagt 1 te kiezen om een bericht in te spreken. Vervang je die begroeting door een eigen tekst, dan verdwijnt de snelkoppeling mee. Buiten kantooruren regel je via de kantooruren op het tabblad Routering, die je Supportschema volgen.
Schrijf de begroeting zorgvuldig
Drie dingen: dat je niet beschikbaar bent, wanneer je terugkomt, en wat ze moeten inspreken. Vragen om een naam, een nummer en een ordernummer betekent dat de agent het vaak zonder tweede gesprek kan afhandelen.
Houd het kort. Bellers die een mens wilden, zijn al licht teleurgesteld.
Hoe lang een beller eerst wacht
Een gesprek wordt 30 seconden aan één agent aangeboden voordat het naar de volgende gaat. Vermenigvuldig dat met het aantal agents dat het probeert en je hebt de wachttijd die een beller doorstaat voordat je drempels hem naar de voicemail sturen.
Die 30 seconden is alleen op Talk Enterprise aan te passen, via de call offering time limit. Op elk ander abonnement ligt hij vast, dus de knoppen die je wél hebt zijn de wachtrijgrootte en de wachttijd hierboven.
Voicemail hoort niet de normale ervaring te zijn
Het is een vangnet voor buiten kantooruren en onverwachte pieken. Komen de meeste bellers er tijdens werktijd op uit, dan is dat een signaal over je bezetting en niet over je inrichting.
Beantwoord ze als tickets
Een voicemail wordt een ticket met de opname eraan, en staat in de wachtrij als al het andere. Dat betekent dat hij gerouteerd en gemeten kan worden, en dat hij ook te lang kan blijven liggen.
Spreek af hoe snel voicemails worden teruggebeld. Wie een bericht inspreekt, verwacht eerder een gesprek terug dan hij een antwoord op een e-mail zou verwachten.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.