Kan ik met een keuzemenu oproepen buiten kantooruren routeren

Ja. Een keuzemenu kan bellers buiten openingstijden anders routeren, en het heeft een bestaansreden nodig die verder gaat dan dat.

Ja. Een keuzemenu kan bellers buiten openingstijden anders routeren, en het heeft een bestaansreden nodig die verder gaat dan dat.

Kan een IVR zich buiten kantooruren anders gedragen?

Een menu begroet de beller en biedt keuzes, en het kan zich binnen en buiten je schema anders gedragen. Buiten de uren kan het een boodschap afspelen, voicemail aanbieden, of een spoedkeuze naar een bereikbaarheidsgroep sturen.

Ken de standaard voordat je er iets omheen bouwt: hangt er een schema aan een nummer, dan gaan gesprekken die daarbuiten binnenkomen rechtstreeks naar de voicemail van dat nummer. Wil je iets anders, dan zet je voicemail buiten de uren uit en stuur je die gesprekken naar een ander nummer.

Waar het zijn plek verdient

• Een spoedroute die werkelijk anders is dan gewone support.
• Meerdere teams met duidelijk verschillende doelen, zoals verkoop en support.
• Talen, waar de keuze voor de beller vanzelfsprekend is.

Wanneer is het het verkeerde antwoord?

Een menu met zes keuzes die naar je afdelingen zijn genoemd. Bellers kennen je structuur niet, ze kiezen de eerste optie die aannemelijk klinkt, en je hebt elk gesprek twintig seconden en een verkeerde routering rijker gemaakt.

Zendesk houdt zelf ongeveer vijf keuzes en drie niveaus aan als richtlijn. Wij gaan verder: twee of drie keuzes die een klant zonder nadenken beantwoordt, en één niveau, tenzij je de beller kunt noemen die het tweede nodig heeft.

De boodschap buiten kantooruren telt zwaarder

Voor de meeste organisaties doet een goede begroeting buiten kantooruren, die zegt wanneer je opengaat en voicemail aanbiedt, meer dan een menu. Die beantwoordt de echte vraag van de beller, namelijk of er iemand is.

Zie ook

• Voicemail instellen
• Je kantooruren instellen